Über die Funktionalität Serien-E-Mail ist es möglich, eine vorbereitete E-Mail an einen einzelnen Kunden/Lieferanten oder Ansprechpartner und/oder eine Kontoauswahl und eine Ansprechpartnerauswahl zu versenden. Die vorbereitete E-Mail kann dabei um weitere Dateianhänge ergänzt werden.
Zur Nutzung der Serien-E-Mail-Funktionen in SOG ERP (VACOS) wird die Lizenz serien-e-mail und das SOG ERP (VACOS)-Recht serienmail benötigt.
Um die Serien-E-Mail-Funktionalitäten über den SOG ERP (VACOS) Service nutzen zu können, muss dieser für die Verarbeitung von Listungsaufträgen eingerichtet werden (siehe SOG ERP (VACOS) Service (Listhandler)).
Für die reine Serienmailerstellung mit einem vorgegebenen evtl. Anhang wird der Listungauftragsparameter nicht benötigt.
Die Listungsversandsteuerung enthält alle notwendigen Angaben zum Versand der E-Mail. Hier werden sowohl der Betreff als auch der Text der E-Mail hinterlegt und es können darüber hinaus auch mehrere CC- und BCC-Empfänger angegeben werden. Mit der Listungsversandsteuerung können auch weitere Listungsversandanhänge verknüpft werden, die der E-Mail als zusätzlichen Anhänge neben der eigentlichen Mail/Listung angefügt werden.
Bei der Verarbeitung der Serien-E-Mail über den SOG ERP (VACOS)Server erfolgt für den Betreff und den Text der E-Mail eine Variablenersetzung.
Die Pflege der Listungsversandsteuerungen erfolgt über die Übersicht der Listungsversandsteuerungen.
Zu einer Listungsversandsteuerung/Serienmail können mehrere Versandanhänge hinzugefügt werden. Listungsversandanhänge können über die Bearbeitung der Listungsversandsteuerung importiert werden oder aus bereits vorhandenen Listungsversandanhängen, die zu anderen Listungsversandsteuerungen importiert worden sind, ausgewählt werden.
Die Listungsversandanhänge werden beim Versand der E-Mail als Anhänge zusammen mit der erstellten Listung mitgeschickt.
Der Listungsauftrag fungiert als Steuerungssatz für die Verarbeitung der Serien-E-Mail über den SOG ERP (VACOS) Server. Der Listungsauftrag enthält dabei zusätzliche Informationen zur Verarbeitung im Testmodus und zur Benachrichtigung eines Sachbearbeiters.
Listungsaufträge entstehen aus der Auftragserstellung Serien-E-Mail (emlauftredit) heraus.
Neben dem Listungsauftrag entstehen auch mehrere Listungsauftragsparameter, die der Verarbeitung der Serien-E-Mail den Namen des Absenders, die E-Mail-Adresse des Absenders und den Versandsteuerungsschlüssel mitteilen.
Verarbeitung der Serien-E-Mail über den SOG ERP (VACOS) Server
Bei der Verarbeitung der Serien-E-Mail über den SOG ERP (VACOS) Server wird auf Basis eines Listungsauftrags der Versand der vorbereiteten E-Mail an die definierten Empfänger durchgeführt. Der SOG ERP (VACOS) Server prüft dabei in regelmäßigen Abständen, ob ausstehende Listungsaufträge vorhanden sind und verarbeitet diese. Das Ergebnis der Verarbeitung wird dabei über den Status des Listungsauftrags zurückgemeldet. Bei erfolgreicher Verarbeitung des Listungsauftrags kann auch eine automatische Löschung des Listungsauftrags erfolgen. Der Zustand der einzelnen Listungsaufträge kann über die Übersicht der Listungsaufträge eingesehen werden. Hier können auch vorhandene Listungsaufträge gelöscht und fehlerhafte Listungsaufträge für eine erneute Verarbeitung zurückgesetzt werden.
Die Archivierung der Mails erfolgt nur, wenn in der Listungsversandsteuerung ein Belegtyp angegeben wird. Wenn hier nichts eingetragen wird, erfolgt auch keine Archivierung.