Naturalrabatte
Bei einem Naturalrabatt wird der Vorteil für den Kunden nicht als Preisnachlass gewährt, sondern als zusätzliche Ware: "10 gekauft, 1 gratis" oder "ab 500 Euro Warenwert eine Zugabe nach Wahl". Das System prüft dazu bei jedem Verkaufsauftrag, ob die hinterlegten Naturalrabattdefinitionen erfüllt sind, und stellt die Beigabe als eigene Position mit dem Wert 0 in den Vorgang ein.
Dieses Handbuch beschreibt, was für die Nutzung eingerichtet werden muss, wie eine Definition aufgebaut ist, wie sich Naturalrabatte im Tagesgeschäft verhalten und worauf bei der Einführung zu achten ist. Voraussetzung für alles Folgende ist die Lizenz "vk-naturalrabatte"; ohne sie sind sämtliche Funktionen abgeschaltet.
Beteiligte Programme
c200 - Suchfunktion für Naturalrabattdefinitionen (natsu)
c201 - Parameter Naturalrabatte (natpar)
p825 - Zu- und Abschläge (zuab)
p441 - Artikelselektionen (asel)
p842 - Kunden und Anschriften (kans)
p102 - Auftragsbearbeitung (aufbea)
Einrichtung
1. Zu-/Abschlagsart für Naturalrabatte anlegen. Eine Beigabe wird nicht mit dem Preis 0 erfasst, sondern über einen Zu-/Abschlag kostenlos gestellt. Legen Sie im p825 eine eigene Zu-/Abschlagsart dafür an. Sie muss die Berechnungsart "Prozent auf den bereits veränderten Positionswert (2)" verwenden, und ihr minimaler erfassbarer Wert muss mindestens -100 zulassen, also -100 oder kleiner sein - ein lediglich negativer Wertebereich wie -50 genügt nicht und wird im c201 abgewiesen. Eine eigene Art empfiehlt sich, weil die Naturalrabatte dadurch im Beleg und in Auswertungen von anderen Abschlägen unterscheidbar bleiben.
2. Zu-/Abschlagsart im c201 eintragen. Die im ersten Schritt angelegte Art wird im c201 hinterlegt. Die Angabe gilt firmenweit und ist zwingend: Ohne sie kann kein Naturalrabatt vergeben werden, und die Verarbeitung weist mit einem Hinweis darauf ab.
3. Recht für die Sperre vergeben. Wer die Naturalrabattsperre im Vorgangskopf ändern darf, braucht das Recht "naturalrabattsperre". Ohne dieses Recht ist das Feld geschützt.
4. Artikelselektionen vorbereiten. Soll ein Naturalrabatt nur für einen Teil des Sortiments gelten oder soll die Beigabe aus mehreren Artikeln gewählt werden können, richten Sie dafür im p441 Artikelselektionen ein. Für einfache Fälle - ein fester Beigabeartikel oder der Bestellartikel selbst - sind keine Selektionen erforderlich.
Eine Definition anlegen
Definitionen werden im c200 verwaltet. Für eine neue Definition sind vier Entscheidungen zu treffen: wofür sie gilt, wann sie greift, was beigegeben wird und wer sie vergibt.
Wofür sie gilt - Artikelselektion. Die Artikelselektion begrenzt, welche Positionen des Auftrags betrachtet werden. Diese Positionen bilden die Naturalrabattgruppe. Ohne Selektion gilt der gesamte Auftrag.
Wann sie greift - Kriterium, Quantität und Kriteriumsmenge. Das Kriterium legt fest, ob der gesamte Vorgang gemeinsam geprüft wird oder jeder Bestellartikel für sich. Die Quantität legt fest, woran gemessen wird: an der Menge, am Wert oder an der Staffelmenge. Die Kriteriumsmenge ist der Wert, der erreicht werden muss. Erreicht oder überschritten heißt erfüllt.
Was beigegeben wird. Dafür gibt es zwei Wege, die sich gegenseitig ausschließen. Entweder ist der Bestellartikel selbst die Beigabe - dann wird die Einstellung "Bestellartikel ist Beigabeartikel" gesetzt und die Menge im Kopf der Definition geführt; das ist nur beim Kriterium "Bestellartikel" möglich. Oder die Beigaben werden in der Liste der Beigabedefinitionen erfasst - je Zeile ein Artikel oder eine Artikelselektion mit eigener Menge und Höchstmenge. Mehrere Zeilen ergeben mehrere Beigaben, die zusammen gewährt werden.
Wer sie vergibt - Erfassungsart. Automatische Definitionen stellt das System selbst ein, sobald die Bedingung erfüllt ist. Manuelle Definitionen werden vom Sachbearbeiter über die Naturalrabattzuordnung gewährt. Für Aktionen, die immer gelten sollen, ist "automatisch" richtig; wo der Sachbearbeiter entscheiden soll, "manuell".
Ergänzend stehen der Gültigkeitszeitraum, der Status, der Gruppenbegriff mit Priorität und die Rabattprüfung zur Verfügung. Die Bedeutung der einzelnen Felder erreichen Sie im c200 über die Feldhilfe.
Drei typische Definitionen
"Kaufe 10, erhalte 1 gratis" - gleicher Artikel, staffelbar. Kriterium "Bestellartikel", Quantität "Staffelmenge", Kriteriumsmenge 10, Einstellung "Bestellartikel ist Beigabeartikel", Menge 1. Bei 25 bestellten Stück werden 2 beigegeben, bei 30 Stück 3. Soll die Beigabe begrenzt sein, wird zusätzlich die maximale Menge gesetzt.
"Ab 500 Euro eine Zugabe nach Wahl" - Wertgrenze über den ganzen Auftrag. Kriterium "Vorgang", Quantität "Wert", Kriteriumsmenge 500, dazu eine Beigabedefinition mit einer Artikelselektion über die möglichen Zugaben und der Menge 1. Da mehrere Artikel zur Wahl stehen, wird bei der Vergabe die Beigabeauswahl aufgerufen. Soll die Zugabe nur für einen Teil des Sortiments zählen, wird zusätzlich eine Artikelselektion in der Definition gesetzt.
Zwei Staffeln, die sich ausschließen. Sollen "ab 10 Stück eine Zugabe" und "ab 50 Stück drei Zugaben" nicht gemeinsam gewährt werden, erhalten beide Definitionen denselben Gruppenbegriff und unterschiedliche Prioritäten. Welche der beiden gewinnt, entscheidet allein die Prioritätszahl: gewährt wird die mit dem niedrigsten Wert. Das System bevorzugt nicht von sich aus die höhere Staffel - soll bei 50 Stück die 50er-Staffel greifen, muss sie die kleinere Zahl erhalten, zum Beispiel Priorität 1 für die 50er-Staffel und Priorität 10 für die 10er-Staffel. Umgekehrt vergeben, würde immer die 10er-Staffel gewinnen, auch bei 50 bestellten Stück.
Wichtig dabei: Beide Definitionen müssen sich auf genau dieselben Positionen stützen, damit sie sich ausschließen. Das ist der Fall, wenn sie dieselbe Artikelselektion und dasselbe Kriterium verwenden. Weicht die Artikelselektion ab, greifen die Definitionen auf unterschiedliche Positionen zu - dann schließen sie sich nicht aus, und beide werden gewährt.
Im Tagesgeschäft
Auftragserfassung. Automatische Naturalrabatte entstehen ohne Zutun, sobald die Bedingung erfüllt ist. Manuelle Naturalrabatte werden über die Naturalrabattzuordnung gewährt. Der Dialog zeigt je Zeile, ob ein Naturalrabatt anwendbar, aktiv oder nicht mehr anwendbar ist, und lässt ihn anwenden, korrigieren oder löschen. Steht die Beigabe nicht fest, wird die Beigabeauswahl aufgerufen; dort wird die Sollmenge auf die wählbaren Artikel verteilt.
Die Beigabeposition. Die Beigabe ist eine eigene Auftragsposition mit der ermittelten Menge und dem Wert 0. Ermittelt die Preisfindung für den Artikel einen Einzelpreis, bleibt dieser stehen und wird über den Zu-/Abschlag aus dem c201 mit -100 Prozent ausgeglichen; der Warenwert der Beigabe bleibt damit im Beleg sichtbar. Bearbeitungszuschläge werden für Beigabepositionen nicht berechnet. Zur Lieferung freigegeben bleiben kann eine Beigabe erst, wenn jede Position, aus der sie hervorgegangen ist, entweder freigegeben und vollständig zugeteilt oder bereits erledigt ist, also keine Restmenge mehr hat. Eine Freigabe, die diese Bedingung nicht erfüllt, wird bei der nächsten Prüfung des Vorgangs und in der Lieferfreigabe wieder zurückgenommen.
Änderungen am Auftrag. Wird eine Position geändert oder gelöscht, prüft das System die gewährten Naturalrabatte erneut. Abweichende Beigabemengen werden selbständig korrigiert, solange die Beigabeposition noch änderbar ist. Ist ein Naturalrabatt nicht mehr anwendbar oder muss eine Beigabe neu gewählt werden, ruft das p102 die Naturalrabattzuordnung zur Nacharbeit auf und lässt sich erst wieder verlassen, wenn keine ungültige Zeile mehr vorhanden ist.
Kunden ohne Naturalrabatte. Über die Naturalrabattsperre im Kundenstamm wird die Sperre für neue Vorgänge dieses Kunden vorgeschlagen; wirksam ist immer das Kennzeichen im Vorgangskopf. Bei gesetzter Sperre entstehen keine neuen Naturalrabatte, bereits gewährte lassen sich weiterhin entfernen.
Auftragsimport
Die beiden Felder der Importtabelle. Die Importtabelle der Vorgangsposition führt zwei Felder für Naturalrabatte. Über das Kennzeichen "Naturalrabattposition" (Wert 1) wird eine Position als Beigabe gekennzeichnet. Im Feld "Naturalrabatt-ID" kann zusätzlich die Definition genannt werden, aus der die Beigabe stammt. Beide Felder werden beim CSV-Import über das Importmapping gefüllt oder von dem System geschrieben, das die Importdaten liefert.
Eine gekennzeichnete Position ist eine Anweisung, keine Position. Sie wird nicht als gewöhnliche Auftragsposition importiert. Das System übernimmt daraus Artikel und Menge und erzeugt die Beigabeposition selbst - mit dem Wert 0, mit eigenem Termin, eigener Lagerzuordnung und eigener Reservierung, verknüpft mit dem Naturalrabatt und seinen Basispositionen. Preis- und Wertangaben in der Importposition sind dafür ohne Bedeutung. Gekennzeichnete Positionen werden außerdem erst nach allen übrigen Positionen verarbeitet, damit die Bedingung gegen den vollständigen Auftrag geprüft wird.
Wie zugeordnet wird. Ist die Naturalrabatt-ID angegeben, wird nur diese Definition geprüft. Bleibt sie leer, sucht das System selbst eine passende Definition - die Angabe ist also optional. Zugeordnet wird über den Artikel, der ein zulässiger Beigabeartikel der Definition sein muss, und über die Menge; derselbe Artikel kann innerhalb einer Beigabe nur einmal zugeordnet werden. Kommen mehrere Naturalrabatte in Frage, werden gültige zuerst und innerhalb einer Gruppe die höherpriorisierten bevorzugt, dabei die Definitionen mit der engsten Beigabeauswahl. Die Mengenprüfung wird stufenweise gelockert: zuerst wird eine genau passende Menge gesucht, dann eine, die in die noch offene Rabattmenge passt, zuletzt wird ohne Mengenprüfung zugeordnet.
Was bei Abweichungen passiert. Findet sich für eine gekennzeichnete Position ohne ID kein anwendbarer Naturalrabatt, oder passt sie nicht zur angegebenen Definition, wird sie mit Artikel, Menge und - soweit angegeben - Definition im Importprotokoll gemeldet. Der Vorgang wird dann zur Nacharbeit in der Auftragserfassung vorgemerkt und läuft nicht automatisch durch. Dasselbe gilt, wenn ein automatischer Naturalrabatt eine Beigabeauswahl erfordert, weil mehrere Beigabeartikel zur Wahl stehen. Automatische Naturalrabatte bildet der Import im Übrigen selbst; sie müssen nicht übergeben werden.
Prüflauf und endgültiger Lauf. Angewendet werden Naturalrabatte nur im endgültigen Lauf. Ein Prüflauf zeigt im Protokoll, welche Beigabepositionen entstehen würden, schreibt aber nichts.
Ohne Lizenz. Fehlt die Lizenz für Naturalrabatte, wird das Kennzeichen nicht ausgewertet. Eine so gekennzeichnete Position wird dann als gewöhnliche Auftragsposition importiert - und damit berechnet. Wer Importdaten mit Beigabepositionen erhält, sollte das im Blick behalten.
Angebundene Shopsysteme
Ein angebundenes Shopsystem kann Naturalrabatte anbieten, bevor der Auftrag gebucht wird. Die Schnittstelle gibt dafür drei Auskünfte:
Welche Naturalrabatte für einen Artikel grundsätzlich
möglich
sind. Damit lässt sich schon auf der Artikelseite auf einen Vorteil hinweisen, ohne dass ein Auftrag vorliegt. Der Dienst dafür ist im Hilfepunkt
Naturalrabatte
der Soap-Schnittstelle beschrieben.
Welche
Definitionen
hinterlegt sind, samt erlaubten Artikeln und Beigabeartikeln. Damit kann ein angebundenes System die Regeln einmal einlesen und selbst auswerten. Der Dienst liegt im selben Hilfepunkt.
Welche Naturalrabatte für einen geprüften Auftrag
anwendbar
sind, mit den auslösenden Positionen und den möglichen Beigaben. Diese Auskunft ist Teil der Antwort der
Auftragsverarbeitung
und wird nur beim Prüfen gefüllt, nicht beim Buchen.
Gemeldet werden dabei die manuellen Naturalrabatte. Automatische stellt das ERP-System bei der Verarbeitung selbst ein, ohne dass der Shop sie anfordern oder übergeben muss.
Die Übergabe der gewählten Beigabe folgt derselben Mechanik wie im Import: Der Shop stellt die Beigabe als zusätzliche Position ein und kennzeichnet sie mit der Naturalrabattdefinition. Damit gelten auch dieselben Regeln - die Position wird kostenlos bewertet und gegen den Auftrag geprüft, und die Summe der gewählten Mengen muss der gemeldeten Rabattmenge entsprechen.
Wann kein Naturalrabatt entsteht
Bleibt ein erwarteter Naturalrabatt aus, hilft diese Reihenfolge bei der Klärung: Ist die Lizenz vorhanden und im c201 eine Zu-/Abschlagsart hinterlegt? Ist der Vorgang ein Verkaufsauftrag mit der Rechnungsart Rechnung - für Gutschriften gibt es keine Naturalrabatte - und hat er die Auftragsart Sofort-, Termin-, Rahmenauftrag oder Angebot/Anfrage? Ist die Naturalrabattsperre im Vorgang gesetzt? Ist die Definition aktiv und liegt das Auftragsdatum in ihrem Gültigkeitszeitraum? Gehören die Positionen zur Artikelselektion der Definition? Und: Textartikelpositionen sowie vollständig resterledigte Positionen zählen nicht als Basis.
Hinweise für die Einführung
Beginnen Sie mit wenigen, klar abgegrenzten Definitionen und prüfen Sie das Ergebnis an einem Testauftrag, bevor automatische Definitionen produktiv gehen - automatische Naturalrabatte entstehen ohne Rückfrage. Für den Anfang ist die Erfassungsart "manuell" der vorsichtigere Weg, weil der Sachbearbeiter jeden Fall in der Naturalrabattzuordnung sieht.
Steuern Sie Aktionen über den Gültigkeitszeitraum, statt Definitionen zu löschen: Eine abgelaufene Definition wird nicht mehr gewährt, bleibt aber für die Nachvollziehbarkeit bestehen. Für eine Nachfolgeaktion duplizieren Sie die Definition im c200 und setzen den neuen Zeitraum. Soll eine Definition sofort ausgesetzt werden, setzen Sie den Status auf "gesperrt"; löschen lässt sie sich ohnehin nur, solange sie in keinem Vorgang verwendet wird.
Setzen Sie Gruppenbegriffe von Anfang an, wenn mehrere Definitionen dasselbe Sortiment betreffen. Ohne Gruppe werden alle erfüllten Definitionen gewährt, und das ist selten gewollt.
Stolperfallen
Eine leerlaufende Artikelselektion weitet den Rabatt aus. Liefert die angegebene Selektion keinen einzigen Artikel, verhält sich die Definition wie eine Definition ohne Selektion - sie gilt dann für alle Artikel des Auftrags. Prüfen Sie nach Änderungen an einer Selektion, ob sie noch Artikel enthält.
Die Rabattprüfung wirkt je Kriterium anders. Beim Kriterium "Vorgang" unterbindet ein Zu-/Abschlag an einer Position der Naturalrabattgruppe den Naturalrabatt vollständig. Beim Kriterium "Bestellartikel" zählt die betroffene Position lediglich nicht zur Basis, die übrigen können den Rabatt weiterhin auslösen.
Nur die Staffelmenge staffelt. Bei den Quantitäten "Menge" und "Wert" bleibt die Beigabemenge fest, auch wenn die Bedingung weit überschritten wird. Wer "je 10 Stück eine Zugabe" möchte, braucht die Quantität "Staffelmenge".
Maximale Menge 0 bedeutet keine Obergrenze. Das ist bei der Staffelmenge zu beachten, weil die Beigabe dort mit der Bestellmenge mitwächst.
Die Zu-/Abschlagsplätze der Position können belegt sein. Eine Vorgangsposition kann nur eine begrenzte Anzahl Zu-/Abschläge aufnehmen. Ist kein Platz mehr frei, kann die Beigabe nicht kostenlos gestellt werden, und die Verarbeitung bricht mit der Meldung "Keine freien Zu-/Abschläge mehr vorhanden" ab.
Die Sperre an einer Anschrift bleibt ohne Wirkung. Als Vorschlag für den Vorgang wird nur das Kennzeichen des Kontosatzes verwendet.
Abgrenzung zum EDI-Kennzeichen "Naturalrabatt"
Im EDI-Auftragseingang gibt es ein gleichnamiges, aber eigenständiges Kennzeichen in der Auftragsposition. Es stellt eine importierte Position kostenlos, wenn die übermittelte Gratismenge der Bestellmenge entspricht, und überspringt für diese Position die Preisermittlung. Mit den hier beschriebenen Naturalrabattdefinitionen hat es nichts zu tun: es verweist auf keine Definition und kennt keine Beigabeartikel, keine Gruppen und keine Prüfung gegen den Vorgang. Über den EDI-Auftragseingang werden auch keine Naturalrabatte aus Definitionen gebildet.