p842 - Kunden und Anschriften (kans)
Damit die Warenversorgung der jeweiligen Konsignationslagerorte möglichst einfach erfolgen kann, werden diese über Verkaufsaufträge erfasst und bis zur Lieferscheinerstellung wie eine normale Auslieferung behandelt.
Ist im Kundenstamm auf dem Reiter "Konten" im Feld "Filialkonto" der Wert "3 - ohne eigenes VACOS-System, mit Warenversorgung über Verkaufsaufträge" hinterlegt, so wird jeder Lieferschein beim Fakturieren zu einer Umbuchung aus dem im Vorgang hinterlegten Lagerort in das dem Konto zugeordnete Lager.
Dieser Schalter muss gesetzt sein, damit im p826 - Lagersteuerung und Lagerplätze (lgstrg) einem Lagerort dieses Konto zur Umlagerung hinterlegt werden kann. Dieser Schalter ist nicht auf Vorgangsebene übersteuerbar. D. h., SOG ERP prüft immer nur auf die Einstellungen im Kundenstamm. Dies hat Einfluss auf das Programmverhalten bei der Berechnung von Lieferscheinen und der Bildung des Auftragseingangswertes. Ist dieser Schalter gesetzt, aber im Lagerstamm kein Lagerort mit der zugehörigen Kundennummer vorhanden, wird der Umlagerungsprozess mit Fehler abbrechen.
p826 - Lagersteuerung und Lagerplätze (lgstrg)
Für jeden Konsignationslagerstandort wird im p826 - Lagersteuerung und Lagerplätze (lgstrg) ein eigener Lagerort angelegt. In den folgenden Abbildungen werden lediglich die Angaben hervorgehoben, die für die Einrichtung eines Konsignationslagers erforderlich sind. Die anderen "Reiter" und Felder werden hier nicht explizit erklärt.
Jeder Lagerort hat eine Kurzbezeichnung und eine Langbezeichnung. Im Feld Kurzbezeichnung wird die Kundennummer aus dem Kundenstamm eingetragen, damit der visuelle Bezug zwischen der Lagernummer und der 5 - 8-stelligen Kundennummer hergestellt werden kann.
Im Feld Langbezeichnung wird ein beschreibender Begriff eingetragen, für die bessere Zuordenbarkeit in Lagerübersichten. Der Eintrag hat in allen zusammengehörenden Lagerorten identisch zu erfolgen. Bei der Eingabe der Adresse in den Adressfeldern ist es besonders wichtig das Staatskennzeichen und die Ländernummer einzutragen. Dies ist für die steuerrechtliche Betrachtung und ggf. erfolgende Intrastat-Meldung relevant.
Im unteren Bereich kann gesteuert werden, wie viele Positionen maximal auf einem Packzettel für dieses Lager sein dürfen und wie die Positionsnummernschrittweite (i.d.R. "1") sein soll. Diese Felder dürfen nicht leer sein.
Auf dem Reiter Steuerung ist im Feld "Lagertyp" der Wert "1 - Konsignationslager" einzutragen. Im Bereich der Umlagerung sind die markierten Eintragungen vorzunehmen.
Auf dem Reiter "Umlagerung" ist im Feld "Filial-Kundennummer für die Umlagerung" die Kundennummer einzutragen, für die dieses Lager angelegt wird. Wichtig ist, dass im p842 - Kunden und Anschriften (kans) wie oben beschrieben auf dem Reiter "Konten" im Feld "Filialkonto" der Wert "3 - ohne eigenes VACOS-System, mit Warenversorgung über Verkaufsaufträge" hinterlegt ist. Kundennummern, bei denen dieser Schalter nicht gesetzt ist, können hier nicht eingetragen und gespeichert werden.
Achtung: Es ist sicherzustellen, dass es immer nur eine Lagernummer gibt, bei der diese Kundennummer eingetragen ist. Es darf nicht mehrere Lagernummern mit der gleichen Kundennummer geben!
Auftragserfassung und Auslieferung
Die Auftragserfassung erfolgt wie gewohnt. Auch die Auslieferung erfolgt wie bei jedem "normalen" Kunden. Der Unterschied zur gewöhnlichen Abwicklung liegt darin, dass bei der Rechnungserstellung durch das p121 eine Umlagerung in das Kundenlager erfolgt. Es wird keine Rechnung an den Kunden erstellt.
Entnahme - bzw. Abverkaufsmeldungen erfassen
Die Erfassung und Verbuchung von Konsignationslagerentnahmen erfolgt über das p102 - Auftragsbearbeitung (aufbea) mit der Erfassung von Sofortrechnungen mit dem jeweiligen Konsignationslager (Kundenlager) als Abgangslager.
Im Auftragsdatum können Sie das Datum der Entnahmemeldung erfassen, im Bezug z. B. "Konsi Entnahme vom ..." zur leichteren Identifizierung der Sofortrechnungen. Nach der Erfassung der Kopfdaten können Sie wie gewohnt die Positionen der Entnahmemeldung erfassen. Wenn die Positionserfassung beendet ist, beenden Sie die Erfassung mit "Beenden mit Druck".
Die Entnahmerechnung wird erstellt.
Sie können über diesen Weg erstellte Konsignationslagerrechnungen über das p127 - Bearbeitung Lieferungen und Rechnungen (bealfrg) in der Variante "Rechnung" stornieren. Der im p102 - Auftragsbearbeitung (aufbea) erzeugte Auftrag wird durch den Rechnungsstorno wieder geöffnet und bearbeitbar. Stellen Sie z. B. nach dem Rechnungsdruck fest, dass sich ein Mengen- oder Preisfehler eingeschlichen hat, können Sie die Rechnung stornieren, im p102 - Auftragsbearbeitung (aufbea) den hierfür erfassten Vorgang (identifizierbar u.a. auch über das Feld "Bezug") anwählen und die betreffende Korrektur (z.B. Menge- oder Preis) vornehmen. Abschließend können Sie im p102 - Auftragsbearbeitung (aufbea) wieder über das Setzen des Hakens bei "Rechnung" eine neue Konsignationslagerabrechnung erstellen.
Die Korrekturen können im jeweiligen Lager über das Programm p311 - Lagerbuchungen (lgbu) erfolgen. Hierbei gilt es folgendes zu beachten: Der zu verwendende Buchungsschlüssel für Bestandskorrekturen innerhalb eines Lagerortes ist 35 - Bestandskorrektur. In Abhängigkeit des eingegebenen Vorzeichens bei der Menge, wird der Bestand erhöht (ohne Vorzeichen), oder reduziert (mit dem "-" als Vorzeichen). Der zu verwendende Buchungsschlüssel für Umbuchungen zwischen zwei Lagerorten ist 33 - Umbuchung. Die Mengeneingabe erfolgt immer ohne Vorzeichen, also als positive Menge. Aus der Reihenfolge der Lagernummerneingabe (Quell-Lager / Zielllager) ergibt sich, in welchem Lagerort die Menge entnommen und in welchem die Menge erhöht wird. Sie können das Preis/Wert-Feld i.d.R. leer lassen, wenn sich dahinter der Wert "2 - automatisch zum Bewertungspreis" befindet und der Artikel im betroffenen Lager im Feld "durschn. EK" einen Wert enthält. Ändern Sie zusätzlich den Inhalt des Feldes "2" auf "0 - zum vorgegebenen Einzelpreis". Erhalten Sie zum Beispiel Entnahmemeldungen über mehr Stück eines Artikels aus einem Konsignationslager, als Bestand im Lager vorhanden ist, können Sie diese Entnahme, die den Lagerbestand ins Minus gebucht hat, nachträglich wieder ausgleichen. Wir empfehlen in solchen Fällen den zuständigen Außendienstmitarbeiter zu kontaktieren, um eine Bestandsaufnahme der betroffenen Artikel vorzunehmen.
Für jedes Kundenlager ist eine Inventur durchzuführen. Dies erfolgt wie jede Inventur wie im Handbuch Inventur beschrieben.