In diesem Handbuch wird erläutert, wie die Provisionsabrechnung in SOG ERP (VACOS) erfolgt und welche Voraussetzungen für eine Abrechnung erfüllt sein müssen. Die Links führen Sie zu detaillierten Beschreibungen der Programme sowie der genannten Felder. Die feldbezogene Hilfe im Programm über die Taste F1 steht Ihnen zusätzlich zur Verfügung.
Notwendige Lizenz: vtr-prov
Besonderheiten der Organisation
Für die Kriterien der Provisionsermittlung, die zu einer Null-Provision führen sollen, sollte jeweils auch ein Schlüssel "Ohne Provision" vorgesehen werden.
Damit ist es dann möglich tatsächlich gewollte Null-Provisionen zu hinterlegen.
Es muss wegen Konfiguration von Ausnahmeregelungen und den Sicherheitszugriffen in der Provisionsermittlung vermieden werden, dass Kriterien der Provisionsermittlung eine Belegung für den Initial-Zustand (0 oder leer) beinhalten.
Mit der Logik und der Methode von vorrangig wirkenden Ausnahmeregelungen soll erreicht werden, dass auch für komplexere Abhängigkeiten von mehreren Kriterien nicht alle Kombinationen, sondern nur relativ wenige Steuerungsdatensätze hinterlegt und gepflegt werden müssen.
Die Organisation der beteiligten Kriterien ohne Belegung des Initialwertes (0 oder leer) hat auch den zusätzlichen Vorteil, dass für die Stammdatenpflege der Kunden und Artikel diese Kriterien als Zwangseingaben behandelt werden können. Darüber hinaus ermöglicht die Artikel- und Kunden-Neuanlage eine Vorbelegung über einen Standardartikel oder den Standardkunden.
Um für einen Vertreter eine Provisionsabrechnung zu erstellen, muss der Vertreter zunächst im System angelegt werden. Dieses erfolgt im Programm c828 - Vertreterstamm (vertret).
Definition der Zugriffsmöglichkeiten für die Provisionsermittlung
Ist ein Vertreter angelegt, so können Sie für diesen im Programm p828 - Provisionen Standard (provstd) anlegen.
Für die Erfassung von Provisionssätzen sollten Sie zunächst die Struktur Ihrer Provisionsvergabe klären. Sie legen im Globalparameter (p001) Provisionsermittlung in einer Matrix die Begriffe, über die eine Provisionsermittlung erfolgen soll, fest. Ebenso definieren Sie die Reihenfolge, in der die definierten Begriffskombinationen zur Provisionsermittlung genutzt werden sollen.
Mögliche Begriffe/Kriterien, über die eine Provisionsermittlung (allein oder in Kombination) erfolgen kann:
Mandant
Vertreter
Personenkonto
Konditionsgruppe
Provisionsschlüssel Konto
Beurteilungskennzeichen Konto
Provisionsschlüssel Artikel
Preisgruppe
Preiskennzeichen
Beurteilungskennzeichen Artikel
Abteilung
Auftragsherkunft
Vertreterstufe
Grundpreisliste
Ihnen stehen 10 Zugriffsmöglichkeiten zur Verfügung. Die erste zutreffende Kombination aus den genannten Begriffen in der Matrix wird vom System für die Provisionsermittlung heran gezogen.
Beispiel:
Vertreter erhält für einen Auftrag mit Auftragsherkunft Messe, für eine definierte Konditionsgruppe und als 1. Vertreter 2% Provision, für einen Auftrag herkunftsunabhängig und eine definierte Konditionsgruppe als 2. Vertreter 1% Provision.
In der Matrix sollte nun die Zugriffskombination Vertreter/Auftragsherkunft/Konditionsgruppe/Vertreterstufe vor der Zugriffskombination Vertreter/Konditionsgruppe/Vertreterstufe erfasst sein.
Klären Sie möglichst vor der Festlegung der Zugriffskombinationen, welche Möglichkeiten es insgesamt gibt, damit die Struktur dann komplett abgebildet werden kann.
Nach Definition der Zugriffsmöglichkeiten erfassen Sie nun im Programm Provisionen verwalten (p828) die einzelnen Provisionssätze für die Vertreter. Dafür muss jede mögliche Kombination für jeden betroffenen Vertreter erfasst werden. Die Funktion Übersicht gibt Ihnen die Möglichkeit, bereits erfasste Sätze zu kontrollieren und zu korrigieren.
Zum Erfassen wählen Sie die Begriffe, die für den Provisionssatz benötigt werden, an:
Beispiel:
Vertreter Müller
Konditionsgruppe Großhandel
Vertreterstufe 1
Herkunft Messe
Wenn Sie nun die Funktion fertig betätigen, wird die Meldung "neuer Provisionssatz" angezeigt und die Felder zur Erfassung des Provisionssatzes öffnen sich für die Eingabe. Erfassen Sie den gewünschten Satz mit dem gewünschten Kennzeichen (z. B. % auf Umsatz) und betätigen Sie fertig erneut. Der Satz ist nun gespeichert und ein neuer Satz kann angelegt werden.
Provisionen bei Erlösabweichungen
Sie haben in SOG ERP (VACOS) die Möglichkeit, Provisionssätze so anzulegen, dass evtl. vom Standardpreis abweichende Erlöse auch vermindert (oder auch erhöht) provisioniert werden.
Sie können dazu entweder einen Standardkunden hinterlegen, der die Basis für den Standarderlös bildet oder den Standarderlös des jeweiligen Kunden als Basis annehmen.
Um die Abweichungen zu hinterlegen müssen Sie beachten, dass immer die niedrigste anzunehmende Provision als erstes erfasst werden muss.
Beispiel:
Provision soll gestaffelt nach folgender Abweichung ermittelt werden:
3% Abweichung nach unten 1,0%
10% Abweichung nach unten 0,5%
100% (Standardpreis) 1,5%
3% Abweichung nach oben 2%
10% Abweichung nach oben 5%
Provisionsabweichungen und Sätze müssen wie folgt erfasst werden:
Hierbei ist zu beachten, dass der prozentuale Abweichungswert für kleiner gleich gilt.
Abweichung/Wert (plus jeweiliges Kennzeichen)
Bei der Auftragserfassung werden die Provisionen für den Auftrag ermittelt und festgeschrieben, wobei sowohl der zugeordnete Vertreter sowie die Provisionssätze übersteuert werden können. Die Provisionen werden je Position ermittelt.
Die angefallenen Provisionen werden über das Programm Provisionsabrechnung (p160) ermittelt und die Abrechnungen bereitgestellt.
Über den dazugehörigen Programmparameter pp160 legen Sie die Einstellungen für den Druck der Abrechnung fest. Die Bedeutung der einzelnen Felder können Sie der feldbezogenen Hilfe über die Funktionstaste F1 nachlesen.
Das Programm Provisionsvorschau (p163) listet die anzunehmenden Provisionen für den kommenden Zeitraum an. Als Basis dienen dabei bereits erstellte Rechnungen und Auftragswerte.