Dieses Handbuch soll eine kurze Unterstützung für die Einbindung von ELO in der ausbaufähigen Variante über den ELO-Index-Server liefern und dabei die Unterschiede und Einstellungen zu der nicht ausbaufähigen reinen Export-Variante über den Export von Dokumenten und zugehörigen XML-Dateien aufgreifen.
Eine Ablösung vorhandener Installationen mit der XML-Export-Variante wird angestrebt und ist aber mit einem Umstellungs-Aufwand verbunden. Deshalb ist für Neu-Installationen immer die ausbaufähige Variante über den ELO-Index-Server einzusetzen.
Als erstes sind folgende Fragen für die Einführung zu klären:
Welche Ausbaustufe der ELO-Anbindung wird genutzt?
Für die volle Ausbaustufe der ELO-Anbindung (ELO-Advanced), ist eine ELO-Lizensierung für jeden SOG ERP-Client erforderlich. Nur damit ist eine Übergabe an ELO von allen Dokumenten möglich, inklusive der Belegarten 92 und 93 für importierte und erstellte Dokumente.
Mit ELO-Advanced werden auch die SOG ERP-Lizenzen ELO-Retrieval und ELO-Connect installiert.
Für die anderen Ausbaustufen ist eine ELO-Server-Lizensierung inklusive der Lizenz für den ELO-XML-Importer, auch wenn dieser technisch nicht eingesetzt wird, ausreichend.
Für die mittlere Ausbaustufe zur Übergabe von Standard-ERP-Dokumenten (ANG, AB, LFS, RG…) und den Rückgriff aus SOG ERP auf die archivierten ELO-Dokumente werden die SOG ERP-Lizenzen ELO-Retrieval und ELO-Belegexport (ELO-Connect) benötigt. In der SOG ERP-Lizenz ELO-Retrieval ist ebenfalls die Bereitstellung von ELO-Views für den möglichen Abgriff von ergänzenden Daten aus SOG ERP durch ELO-Prozesse enthalten.
Für die reine Übergabe ohne Rückgriff aus SOG ERP auf archivierte ELO-Dokumente ist lediglich die SOG ERP-Lizenz ELO-Belegexport (ELO-Connect) erforderlich.
Die benötigten SOG ERP-Lizenzen werden durch das p808 zur Übergabe und für die Such- und Lese-Zugriffe durch die ELO-Suchen geprüft.
Gibt es ein bestehendes ELO, welches bereits produktiv genutzt wird?
Wenn bereits ein ELO mit bestehenden Masken vorhanden ist, insbesondere, wenn eine Versorgung bereits aus anderen Programm (z. B. FIBU) erfolgt ist eine enge Kommunikation mit dem ELO-Partner erforderlich.
Über die CFG-Dateien (siehe unten) ist dann anzupassen, wie die vorhandenen Masken heißen und wie die Dokumente übergeben werden.
Bei einer neuen ELO-Anbindung, bei der nur die Dokumente von der SOG übergeben werden, können die unter config.basis vorhandenen CFG-Dateien ohne Probleme als Basis zur Individualisierung genutzt werden
Kennt der ELO-Partner die SOG ERP Schnittstelle?
Wenn es sich um einen für die SOG neuen ELO-Partner handelt, mit dem noch kein ELO-Projekt umgesetzt wurde, ist ein größerer Testzeitraum für die Implementierung zu planen.
Welche Dokumente und Formate sind vorhanden und welcher Zeitraum soll übergeben werden?
Es gibt Möglichkeiten bestimmte Dokumente und Formate aus der ELO-Übergabe fern zu halten.
Über das p921 - Dokumentenreorganisation (dokreorgsu) kann zu jeder Belegart aus dem pp808 ein Belegtyp definiert werden, der nicht übergeben werden soll. Dieser Belegtyp (f809.belegtyp) muss dann zur Abgrenzung in den entsprechenden Dokumenten hinterlegt werden.
Alternativ könnte das Archivkennzeichen (f809.archiv) auf bereits archiviert gestellt werden.
Wobei hierbei unbedingt auf die Reorganisationszeit im pp808 geachtet werden muss und die eigentliche Information, welche Dokumente an das ELO-Archiv übermittelt wurden, verloren geht.
Gibt es ASCII-Dokumente (LST oder PRT), die nicht im PDF-Format vorliegen und eine Logo-Einbindung über LGEN-Formulare benötigen?
Insbesondere bei Projekten, die vor 2014 gestartet wurden, muss dies beachtet werden.
Es gibt Programme (k815) zur Wandlung der LGEN-Dateien mit der Möglichkeit der Einbindung von Logos.
Der Aufwand diese Dokumente zu wandeln und den Ablauf zu organisieren ist sehr stark von den eingesetzten Formular-Steuerungen abhängig und kann relativ hoch sein. Ggf. kann eine Entscheidung getroffen werden, diese Dokumente abzugrenzen und nicht in ELO zu übernehmen.
Speicherbedarf wegen Umstellung der Dokumente vom Dateisystem in die Datenbank
Über die Funktion „doctodb“ können alle Dokumente in die Datenbank übernommen werden.
Für die Archivierung von Dokumenten über den ELO-Index-Sever muss der Import in die Datenbank als Vorverarbeitung (pp808 - Parameter Reorganisation Dokumentenarchiv (reorgdokpar)) mit dem p808 - Reorganisation Dokumentenarchiv (reorgdok) sowieso zwingend erfolgen und wird dann für alle im pp808 konfigurierten Dokumente durchgeführt.
Der Speicherbedarf der Datenbank wird hierdurch vergrößert (der im Dateisystem verringert).
Diese Lösung bietet viele Vorteile im Bereich der Sicherung und Datensicherheit und ermöglicht eine datenbankgestützte Volltextsuche für entsprechend ausgelegte Dokumente.
Die Dokumente werden dann als BLOB in der Datenbank-Tabelle f815 gespeichert.
Die Prüfung und Sicherstellung der Speicherkapazitäten sollte mit Unterstützung durch die Technik der SOG erfolgen!
Einrichtung pp808 für die Übergabe und Reorganisation der Dokumente
Definition bestimmter Erweiterungen zur Archivierung und Reorganisation pro Belegtyp (als Zusatz zur Belegart) über das p921
Einrichtung eines JOB´s für die Übergabe der Dokumente mit dem p808
Über die ENV „DocSystem“ ist zu definieren, welche technische Variante genutzt wird
env DocSystem (ELO) = Export XML- und Dokument-Dateien
env DocSystem (EloService) = Anbindung über den ELO-Dienst Index-Server
Variante ELO-Index-Server (Dienst)
Nutzung CFG-Datei zur Steuerung der Maske und der Übergabe (siehe config.basis\elo.cfg)
Achtung: Bei bereits vorhandenen Anbindungen muss dies in enger Zusammenarbeit mit dem Partner erfolgen
Die Beispiel CFG-Dateien sollten aus dem Ordner „config.basis“ kopiert und im Ordner config.indi bereitgestellt werden.
Nach erfolgreicher Einbindung ist die Datei von config.indi zu der SOG zu überführen und in den SourceSafe aufzunehmen.
Wenn individuelle Anpassungen vom Kunden vorgenommen werden, ist die CFG-Datei in config.<domain> beim Kunden abzulegen
In den Basis-Dateien findet sich die Beschreibung der einzelnen Felder in der Konfigurationsdatei.
In der CFG-Datei ist die URL, der Benutzer und der Eintrag für das Kennwort für die ELO Anbindung zu hinterlegen. Für das Kennwort ist die Nutzung von RSA-Keys erforderlich (siehe Dokumentation zu RSA-Key).
Die Ersteinrichtung der RSA-Keys sollte zusammen mit der Technik erfolgen
Die enthaltenen Mappings für einige Feldinhalte über zugeordnete Auswahllisten (z. B. Mandanten, Abteilungen etc.) sollten gezielt geprüft und ggfs. vor der 1. Übergabe angepasst werden. Die in der Basis-Datei vorhandenen Variablen sollten bei der Ersteinrichtung für ein neues ELO-Archiv mit einem bekannten Partner, wegen der erforderlichen Abstimmung der Feldnamen in den Verschlagwortungsmasken in ELO, noch nicht angepasst werden. Anpassungen sollten frühestens nach einer 1. erfolgreichen Test-Übergabe erfolgen.
Die Konfiguration sollte wegen der XML-Struktur über einen geeigneten Editor (z. B. Notepad++) erfolgen
Nutzung von VIEW-Tabellen, die für die Partner vorbereitet wurden.
Die VIEW-Tabellen sind über die entsprechende ENV zu aktivieren
Für die Einbindung der VIEW-Tabellen ist der entsprechende User (z. B. „elo“ oder „togelo“) in der Datenbank anzulegen. Das Kennwort dieses Users muss dem Partner zugestellt werden
Hinterlegung eines Nummernkreises für Dokumente im p001 „Nummern und Zähler“
Hierbei sind möglichst Abgrenzungen für Dokumentennummern verschiedener Firmen zu beachten, damit spätere Zusammenführungen einfacher möglich sind.
Im pp808 muss zwingend der Import in die Datenbank aktiviert werden
Wenn möglich sollten die Dokumente bereits vorher als BLOB in die Datenbank aufgenommen werden (s. o. doctodb)
Um archivierte Dokumente in SOG ERP zu löschen gibt es eine Option (p808.tagebisf815nurarchiv) im c001 über die definiert wird, nach wieviel Tagen nur noch ein Link auf das ELO-Dokument zeigen soll und das eigentliche Dokument aus der SOG ERP Datenbank-Tabelle f815 entfernt wird. Wenn die Option gesetzt ist, wird nach Erreichung der Anzahl Tage für das Alter des Dokuments, dieses Dokument in SOG ERP entfernt und es bleibt bis zur Erreichung der endgültigen Löschfähigkeit in SOG ERP laut pp808 und p921 ein Zeiger auf das ELO-Dokument erhalten.
Variante Export XML- und Dokument-Dateien
In dieser Variante gibt es für die Definition der Übergabe ein ELO-Template als XML-Datei.
In diesem ist die Struktur der XML-Datei der Übergabe festgehalten.
Das Standard-Template liegt im Ordner XML. Dieses ist zu kopieren und mit einem neuen Namen z. B. Kundenmatchcode + „_elotemplate.xml“ abzulegen.
Über die ENV (z. B. firm01.env) ist dann die XML-Datei zuzuordnen, die ELO-Variante zu definieren und bestimmte Übersetzungen von Feldern (z. B. Belegarten) vorzunehmen.
Beispielhaft ist dies in der Datei „docexport.env“ bereits erfolgt.
In dem in der ENV hinterlegten Verzeichnis werden die exportierte PDF-Datei (mit der Nummer aus dem pp808 Nummernkreis) + eine XML-Datei für den Import ins ELO abgelegt.
Diese Variante sollte für Neueinführungen nicht mehr genutzt werden!
Je nach Ausprägung der Nutzung und Übergabe an das Dokumentenarchiv sind folgende Lizenzen notwendig:
elo-advanced
elo-connect
elo-retrieval