Unterstütze E-Rechnungsformate
In SOG ERP werden zwei unterschiedliche E-Rechnungsformate in den jeweils aktuellen Versionen unterstützt:
ZUGFeRD/Factur-X
XRechnung in der Syntax "UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII)"
Zur Nutzung der E-Rechnungsfunktionalitäten in SOG ERP werden folgende Lizenzen benötigt:
ek-e-rechnung
vk-e-rechnung
Über das Programm c207 - E-Rechnung Varianten (erechvar) werden die unterschiedlichen Ausgabevarianten der E-Rechnung gepflegt.
Hier können sowohl das Format der E-Rechnung als auch weitere Einstellungen zur Behandlung der XML-Rechnungsdaten festgelegt werden.
Am Kundenstamm erfolgt die Hinterlegung der E-Rechnungsvarianten (entweder über das p842 - Kunden und Anschriften (kans) oder das p742 - Kundensuche (ksu)).
Am Lieferantenstamm erfolgt die Hinterlegung der E-Rechnungsvariante für die Erzeugung von Belastungsanzeigen über das p843 - Lieferanten und Anschriften (lans) bzw. p743 - Lieferantensuche (lsu).
Da die europäische Norm EN 16931 Nettopreise als einzige Preisinformation vorschreibt, kann die E-Rechnung für Kunden mit aktivierten Bruttopreisen nicht verwendet werden.
Folgende Stammdaten sind für die Erzeugung von E-Rechnungen erforderlich und sollten bei Einführung der E-Rechnung geprüft werden:
Globaleinstellungen (p001/p827) - Eigene Firmenanschrift
Die eigene Firmenanschrift muss grundsätzlich vorhanden sein. Hier sind mindestens auch Umsatzsteuer-ID und ggf. Umsatzsteuernummer sowie GLN zu hinterlegen.
Rechtliche Angaben (p001/p827)
In der Firmenanschrift im p001 - Globaleinstellungen (glob) bzw. im p827 - Abteilungen (abt) bei mehreren Mandanten könnten zusätzliche Rechtliche Angaben gemacht werden.
Dieses Feld ist ein Freitextfeld und kann genutzt werden um z. B. folgende Informationen zu hinterlegen:
Geschäftsführer
Handelsregister
Sitz der Gesellschaft
Amtsgericht
Diese Informationen stehen üblicherweise sonst auf der Rechnung im Geschäftsfuß.
Im Programm c077 - Mandanten (mand) müssen die Eigenen Bankverbindungen (SEPA-Informationen werden dabei vorrangig in der E-Rechnung ausgegeben) sowie die SEPA-Gläubiger-ID hinterlegt werden, wenn das SEPA-Lastschriftverfahren genutzt wird.
Für die Länder sind die ISO-Alpha-2 Ländercodes erforderlich und können im c068 - Ländertabelle (land) gepflegt werden.
Für die Währungen sind die ISO-Währungsschlüssel erforderlich und können über das c151 - Währungsdaten (waehrsu) gepflegt werden.
Für die einzelnen Zahlungsarten ist eine E-Rechnungs-Zahlungsart zur Klassifizierung der Zahlungsart erforderlich und kann über das c187 - Zahlungsarten (zahlart) gepflegt werden.
Für die einzelnen Mengeneinheiten kann ein Einheitencode für E-Rechnungen im c081 - Mengeneinheiten (mengbez) hinterlegt werden.
Steuerkategorie E-Rechnung (c119)
Für die einzelnen Steuerschlüssel muss eine Steuerkategorie für die Ausgabe in einer E-Rechnung nach United Trade Data Interchange Directory (UNTDID) Codeliste 5305 im c119 - Steuerschlüssel (stschl) definiert werden.
Nach Einrichtung der oben genannten Punkte wird immer dann automatisch eine E-Rechnung erstellt, wenn ein Dokument versendet bzw. im Dokumentenarchiv abgelegt wird. Das bedeutet, dass bei der Ausgabe als Duplikate und Rechnungskopien, keine Ausgabe im E-Rechnungsformat stattfindet, da es sich hierbei um einen zusätzlichen Druck über einen Drucker handelt (Rechnungsduplikate im p842 - Kunden und Anschriften (kans) und Duplikatsausgabe im p983 - Druckzuweisungen (druck)).
Im p809 - Dokumentensuche (doksu) können Dokumente nach dem E-Rechnungsformat gefiltert werden.
Zusätzlich besteht auch die Möglichkeit, das E-Rechnungsformat in der ObjectList oder im PropertyGrid darzustellen. Somit kann an allen Stellen, in denen die Dokumente angezeigt werden, auch das jeweilige E-Rechnungsformat eingesehen werden.
Im Standard steht dazu eine Ansicht E-Rechnung zur Verfügung.
Handelt es sich bei dem ausgewählten Dokument um ein E-Rechnungsdokument, so ist es möglich die E-Rechnungsdaten über die Funktion E-Rechnungsdaten anzeigen anzuzeigen.
Alternativ können die E-Rechnungsdaten auch über Externe PDF-Viewer, wie über den Acrobat Reader angezeigt werden.
Verarbeitung von Eingangsrechnungen
Eingangsrechnung als E-Rechnungen können über das Programm p209 - E-Rechnung prüfen (ergcheck) geprüft und zum anschließenden Import über das p210 - Eingangsbelege (belek) importiert werden.