Mit FlowDocument wurde in SOG ERP die Möglichkeit eingeführt, formatierte Texte in einem Standard Dokumentenformat zu hinterlegen. Dabei können z. B. Schriftart und Schriftgröße sowie Schrift- und Hintergrundfarbe festgelegt werden. Darüber hinaus werden Mechanismen zur Behandlung von Fließtext, Einrückungen, Aufzählungen, Absätze, Tabellen und Tabulatoren unterstützt. Bilder können auf einfach Art eingebettet werden. Bei der Bearbeitung kann eine Rechtschreibprüfung stattfinden.
Weitere Textbearbeitungsfunktionen, die man ggf. aus Bürokommunikationstextverarbeitungen wie MSWord oder OpenOffice kennt, sind jedoch nicht vorhanden.
FlowDocument stellt also kein Möglichkeiten zur Einbettung fremder Dateiformate wie PDF, MSWord oder MSExcel zur Verfügung. Es dient lediglich zur Beschreibung von einzelnen Texten, denen bestimmte Attribute gegeben sind und ist insbesondere darauf ausgelegt, dass die erfassten Texte in andere Formate (z. B. HTML oder einfachen Text) konvertiert und gedruckt werden können.
Das FlowDocument Format bietet gegenüber anderen Formaten (wie z. B. HTML) den Vorteil, dass der Funktionsumfang "von Haus aus" auf die zum Erreichen des Ziels notwendigen Funktionen eingeschränkt ist. Es gibt keinen Administratormodus, in dem fortgeschrittene Benutzer durch Einbettung nicht unterstützter Tags Dinge erreichen können, die einfachen Anwendern verborgen blieben (wie z. B. bei der Verwendung von HTML), und deren Kompatibilität zu Konvertier- oder Druckroutinen nicht gewährleistet werden kann.
FlowDocument versucht also weitestgehend VYSIWYG (What you see is what you get - Was du siehst, ist was du bekommst) zu unterstützen. Sodass, wenn irgend möglich, zwischen dem vom Benutzer hinterlegten Text und dem gedruckten oder konvertierten Ergebnis nur möglichst geringfügige Abweichungen entstehen.
Bei der Erstellung von FlowDocument sollte immer davon ausgegangen werden, dass Text als "Fließtext" hinterlegt wird, und erst bei der letztendlichen Verwendung entschieden wird, wie z. B. ein Paragraph auf Zeilen aufgeteilt wird.
Text sollte also bei der Erfassung nicht zeilenweise durch Verwendung der Enter-Taste manuell umgebrochen werden, sondern im "FließFormat" (FlowDocument) geschrieben werden.
Dadurch kann ein und der selbe Text an unterschiedlichen Stellen unterschiedlich umgebrochen werden, je nachdem wieviel Platz in dem Moment gerade zur Verfügung steht.
Bei der Erfassung steht häufig sehr viel Breite zur Verfügung. Bei der Darstellung von Texten zur Ansicht wird oft nur ein Teilbereich des Bildschirms genutzt, oder es steht nur eine eingeschränkt Breite auf dem Papier zur Verfügung.
Werden bei der Erstellung des FlowDocuments Elementen feste Breiten zugeordnet, so kann später an diesen Stellen nicht mehr umgebrochen werden. Wenn ein so - mit festen Breiten - definierter Text in einem zu schmalen Bereich auf dem Bildschirm dargestellt werden soll, kann dort nicht mehr umgebrochen werden. Ggf. entstehen hier also Scrollbars.
Wird versucht, einen solchen Text in einen zu schmalen Bereich zu drucken, wird auch dort nicht mehr automatisch umgebrochen, sondern nur der zur Verfügung stehende Platz genutzt, und der Rest des in seiner Breite fest definierten FlowDocuments abgeschnitten.
Bei der Verwendung von Tabulatoren ist zu beachten, das mit Tabulatoren zwar erreicht werden kann, dass Text untereinander ausgerichtet wird, es kann aber niemals sichergestellt werden, dass bei der Verwendung des Textes die gleiche Ausrichtung erreicht wird, wie bei der Texthinterlegung.
Bei der Konvertierung von FlowDocument in HTML gehen Tabulatoren vollständig verloren, da HTML kein Tabulationskonzept kennt.
Beim Ausdruck von Text werden Tabulatoren zwar berücksichtigt, die exakte Ausrichtung kann aber nicht sichergestellt werden, da diese stark von dem tatsächlich zur Ausdruck genutzten Schriftart und -größe und der damit verbundenen Schriftbreite abhängig ist. Wird also innerhalb einer Zeile die Tabulationsfunktion genutzt, wird per Definition auf die dann nächstliegende Tabulationsmarke vorgeschoben. da die Aufbereitung der Zeile zu diesem Zeitpunkt von der Gesamtbreite des Druckbereiches, dem bis dahin in der Zeile befindlichen Text, der Schriftart sowie der Schriftgröße abhängt, kann nicht gewährleistet werden, dass eine Tabulation in jeder Zeile die gleiche Wirkung hat.
Verwendung von Tabellen zur Textaufbereitung
Werden Tabelle genutzt um Texte nebeneinander und damit auch bündig untereinander aufzubereiten, ist zu beachten, dass Tabellen und Tabellenspalten in FlowDocument immer eine Größe gegeben werden muss. Damit wird im Umkehrschluss ein Element definiert, dass eine feste Breite besitzt. Damit wird jedoch auch erreicht, dass beim Drucken solcher Dokumente in einen Druckbereich, der nicht breit genug ist, um die definierte Tabelle vollständig darzustellen, die Druckausgabe abgeschnitten wird.
Beim Einbetten von Bildern in FlowDocument können diese entweder als Element innerhalb einer Zeile genutzt werden, oder als eigenständiger Paragraph, zwischen anderen Paragraphen.
dementsprechend kann entweder Text vor und nach dem Bild stehen oder nicht. Text kann Bilder jedoch nicht "umfließen" wie man dies aus anderen Textverarbeitungen kennt. Ein solches Umfließen kann nur durch Verwendung von Tabellen erreicht werden.
Ist über die Formatvorlage die Verwendung von Textbausteinen aktiviert, so können über das Toolbarelement "Bausteine" Textbausteine eingefügt werden. Textbausteine können angelegt oder verändert werden, indem Text markiert wird, und dann über das Toolbarelement "Bausteine" die Funktion "Auswahl speichern unter ..." verwendet wird. Die Funktion "Auswahl speichern unter" kann benutzerbezogen über ein Recht abgesichert werden und steht deshalb ggf. nicht jedem Benutzer zur Verfügung.
Die Speicherung von Textbausteinen erfolgt im SOGFlowDocument-Format in durch die Variable FRMCFGPATH definierten Verzeichnissen, unterhalb der Unterverzeichnisse "flowdoc\FormatvorlagenVariante".
Die Formatvorlagendateien müssen die Dateiendung ".sogflowdoc" aufweisen.