Bitte beachten Sie, dass es bei der Mehrwertsteuerumstellung nicht nur um die Änderung der dazugehörigen Parameter geht, sondern dass immer auch das Umfeld zu prüfen ist. Bitte nehmen Sie alle hier genannten Punkte zur Kenntnis und prüfen Sie, welche Themen für Sie zwingend bearbeitet werden müssen.
Die Umstellung der Mehrwertsteuer in SOG ERP (VACOS)
Erstellung neuer Steuerschlüssel
Umstellung des Globalparameters
Ggf. individuelle Übersteuerung des Steuersatzes für Gutschriften im p102 - Auftragsbearbeitung (aufbea) und p103.
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Sind in den Belegen der Angebote und Auftragsbestätigungen die Ausgaben der Steuer im Belegfuß individuell aktiviert, so ist zu beachten, dass es Probleme geben könnte, falls ein Kunde auf die Zahlung des in den Belegen gedruckten Endbeträgen besteht. Dies gilt besonders dann, wenn sich die Steuersätze wieder zum 01.01.2021 erhöhen. Für Proforma-Rechnungen ist eine organisatorische Lösung zu finden.
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Beim Erstellen der Rechnungen ist darauf zu achten, dass das Leistungsdatum und somit das Belegdatum in die entsprechend Periode fällt. Besonders bei der Erzeugung von Rechnungen zu einem späteren Zeitpunkt ist hier ggfs. manuell einzugreifen. So ist eine Rückdatierung bzw. eine korrekte Zuordnung nur manuell über die Programmstartmasken der Programme p102 - Auftragsbearbeitung (aufbea), p120 - Miet- und Wartungsrechnungen (miewarg), p121 - Sammelrechnungsfreigabe (smlrgfrg), p126 - Berechnen Lieferungen (berlief), p160 - Provisionsabrechnung (provabr), p180 - Interne Verrechnung fremder Lagerentnahmen (fremdlg), p210 - Eingangsbelege (belek) etc. möglich.
Hierzu ist auch der gesonderte Schalter im pp104 - Parameter Belegerzeugung Verkauf (belerzvkpar) (Datum Umsatzsteuerermittlung) zu prüfen. Standardmäßig ist dieser immer auf „Rechnungsbelegdatum“ gestellt. Hier ist zu beachten, dass dies ein ganz alter und selten geänderter Schalter ist. Ob die Steuerung hierdurch durchgehend funktioniert ist nicht sichergestellt (Tests müssten erfolgen).
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Werden Bruttopreise genutzt, so muss geklärt werden, wie vorgegangen werden soll. Normalerweise könnte er für diesen Zeitraum eine zeitlich eingegrenzte Bruttopreisliste mit verminderten Preisen erstellen.
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Besondere Beachtung bei Vertreterabrechnung für selbstständige Vertreter. Arbeiten Sie mit inländischen, selbstständigen Vertretern, so sind zum Stichtag der Abrechnung (z. B. erste Abrechnung mit 16% und 5%) die Vorsteuerschlüssel ggfs. zu ändern. Entsprechend für die erste Abrechnung für Januar 2021.
Eine besondere Problematik ist hier die Abrechnung von Gutschriften und Stornos. Die Provisionsabrechnung verarbeitet immer alte „bis“ zu einem Zeitpunkt noch nicht verarbeitete Rechnungsbuchungen. Hier müssen Sie wohl organisatorisch eingreifen. Ebenso besteht ein Problem bei Vertreterabrechnungen mit „Abrechnungszeitpunkt nach Zahlungseingang“. Dies muss gesondert betrachtet werden und eine Lösung erarbeitet werden.
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Besondere Beachtung bei Nutzung der Internen Verrechnung Ist die Interne Verrechnung im Einsatz ist zu beachten, dass im Parameter c078 - Mandantenabrechnung (mandabr) der Vorsteuerschlüssel für die automatisch erzeugten Einkaufsrechnungsbuchungen definiert ist. Hier ist zu klären, ob dieser zum Stichtag der Abrechnungen angepasst werden muss.
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Abstimmung mit der Finanzbuchhaltung und der eingesetzten Finanzbuchhaltungssoftware:
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Hier ist in Abstimmung mit der Buchhaltung zu klären, ob neue Steuerschlüssel definiert und angelegt werden müssen.
Sind neue Steuerschlüssel erforderlich ist auf alle Fälle zu prüfen, ob die Sachkonten auch geändert und den neuen Steuerschlüsseln zugeordnet werden müssen. Das gilt auch bei Einsatz von Sachkonten, die über die Modifikationssummanden ermittelt werden. Zusätzlich sollte geprüft werden, ob entsprechende Sprachentexte im p896 - Sprachentexte (sptext) (STSCCHLXX) angelegt werden müssen.
Hier ist ein Muster-SQL, der die f030 analysiert und Basiskonten ermittelt, die dann über die Summanden im c119 - Steuerschlüssel (stschl) modifiziert werden können:
#Konten auf Handelswarenartikeln #Wenn es keine gibt, dann werden die Summanden in stschl nicht genutzt
select erlkto Erlöskonto, ek_kto Einkaufskonto, verkto Verbrauchskonto, count (*) Anzahl from f030 where sa=1 group by erlkto, ek_kto, verkto order by 1,2,3;
#Konten auf Kostenartikeln #Wenn es keine oder nur 8stellige gibt, dann werden die Summanden in stschl nicht genutzt
select erlkto Erlöskonto, ek_kto Einkaufskonto, verkto Verbrauchskonto, count (*) Anzahl from f030 where sa !=1 group by erlkto, ek_kto, verkto order by 1,2,3;
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In Abstimmung mit der Finanzbuchhaltung und der eingesetzten Buchhaltungssoftware!
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Hier ist in Abstimmung mit der Buchhaltung zu klären, ob neue Sachkonten definiert und angelegt werden müssen.
Siehe Hinweis bei Steuerschlüssel!
Zu überprüfen ist im c113 - Sachkonten (sachkto) das Feld Kontonummer - Übergabe an die Finanzbuchhaltung.
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Bei Abschlussarbeiten wie z. B. bei der Vertreterabrechnung und der Internen Verrechnung ist besonders auf das Abrechnungs- bzw. das Belegdatum zu achten. Bei den beiden Programmen müssen auch die Vorsteuerschlüssel zum Stichtag angepasst werden. Im Vertreterstamm bei selbstständigen Vertretern für die Vertreterabrechnung und im Parameter der Mandantenabrechnung für die automatisch erzeugten Einkaufsrechnungsbuchungen.
Zu Periodenabschlussarbeiten gehören auch die Miet- und Wartungsabrechnung (p120) und die Sammelrechnungsfreigabe (p121), bei denen ggfs. das Belegdatum in den Vorlaufdaten korrekt vorgegeben werden muss. Besonders zu beachten sind natürlich die Abschlussarbeiten zu Ende Juni 2020 und dann wieder zu Ende Dezember 2020 !
c119 - Steuerschlüssel (stschl) = Verwaltung und Neuanlage von Umsatzsteuerschlüsseln
p001 - Globaleinstellungen (glob) = Globaleinstellungen mit dem benötigten Unterpunkt: Umsatzsteuerermittlung
Zunächst sollten Sie für den Verkauf einen neuen Steuerschlüssel anlegen. Dies geschieht im Programm c119 - Steuerschlüssel (stschl). Um die Anlage zu erleichtern, duplizieren Sie einen bestehenden Steuerschlüssel mit der Funktion Duplizieren
Vergeben Sie dann eine neue, bisher nicht vorhandene, Schlüsselnummer und ändern Sie den Steuersatz auf den gewünschten Prozentsatz. Überprüfen Sie darüber hinaus folgende Felder in dem neu angelegten Steuerschlüssel, die im Normalfall pro Steuerschlüssel unterschiedlich organisiert sind und nehmen Sie für die jeweils genutzten Felder bei Bedarf die notwendigen Änderungen vor:
Sachkonten für die artikelunabhängige Fibu-Übergabe
Modifikationssummanden für die Manipulation artikelabhängiger Sachkonten
Steuerschlüssel in der Fibu, der gleich lautend in der Fibu angelegt sein muss
Umsatzsteuerkonto in der Fibu
Verrechnungskonto für DATEV-Fibu
Danach betätigen Sie die Funktion fertig , damit haben Sie einen neuen Steuerschlüssel angelegt.
Verfahren Sie nun mit den Steuerschlüsseln für den Einkauf genauso und fügen Sie die veränderten Steuerschlüssel entsprechend ein.
Im Globalparameter p001 - Globaleinstellungen (glob) wird die Umsatzsteuerermittlung gesteuert. Dort können Sie eine zeitliche Abgrenzung vornehmen, welche Steuerschlüssel vom System verwendet werden sollen.
Der Screenshot zeigt eine mögliche Einstellung. Links werden die "alten" Steuersätze defininert. Falls in Ihrem System nur die Steuerschlüssel rechts gepflegt sein, so müssen zunächst die Steuzerschlüssel nach links unter "gültig bis" übertragen werden.
Anschließend können auf der rechten Seite die neuen Steuerschlüssel eingetragen werden.
Nach dem von Ihnen angegeben Datum wird SOG ERP (VACOS) auf die neue Umsatzsteuerschlüsselung, über das Belegdatum der Rechnung/des Lieferscheins gesteuert, zugreifen. Welches Datum Basis der Umsatzsteuerermittlung ist, definieren Sie pp104 - Parameter Belegerzeugung Verkauf (belerzvkpar) auf dem Reiter Allgemein! Bei einer Änderung des Schalters ist das p104 - Belegerzeugung Verkauf (srvbvk) in jedem Fall neu zu starten, damit die Änderung greift.
Sollten Sie bereits eine Mehrwertsteueränderung in SOG ERP (VACOS) durchgeführt haben, so stehen bei Ihnen im Globalparameter p001 - Globaleinstellungen (glob) eventuell noch die damaligen Umstellungsdaten. Entsprechend sollten Sie dann die im jeweils rechten Bereich stehenden Schlüsselungen nach links übertragen. Dann verändern Sie das Datum „gültig bis“ auf das gewünschte Datum und erfassen im rechten Bereich den neu angelegten Steuerschlüssel x %.
Nachträgliche Gutschriften mit altem Mehrwertsteuersatz:
Wollen Sie zu einem späteren Zeitpunkt noch Gutschriften oder Nachbelastungen für die zurückliegende Steuerperiode mit einem anderen Mehrwertsteuersatz erstellen, so können Sie bei der Erfassung des Vorgangs den automatischen Steuersatz durch Eingabe eines Steuerschlüssels übersteuern.
Gutschriften erfassen Sie über das p102 - Auftragsbearbeitung (aufbea). Im Reiter Steuerung auf der Kopfmaske der Erfassung im p102 - Auftragsbearbeitung (aufbea) können Sie einen übersteuernden Steuerschlüssel (U-St-individuell) erfassen.
Ebenfalls ist es möglich, im Programm p103 Gutschriften zu erstellen und den Umsatzsteuerschlüssel unter Belegdaten zu übersteuern.
