Im Programmparameter (pp808) wird definiert, welche Dokumente an ein Archivsystem übergeben werden sollen.
Bitte beachten Sie zur Einrichtung des Dokumentenarchivs auch die Ausführungen unter SOG ERP (VACOS) Dokumentenexport. Dort erhalten Sie Details zur Einrichtung des Parameters.
Die Option "sofort an Archivsystem übergeben" sorgt dafür, dass alle definierten Belege sofort an das Archivsystem übergeben werden.
Unter "Steuerung je Belegart" wird definiert, welche Belege in SOG ERP (VACOS) wie lange erhalten bleiben. Über die Funktion kann gesteuert werden, was mit den Dokumenten geschieht:
Für die Dokumentenarchivierung empfiehlt sich die Steuerung "Löschen + Dokument archivieren". Gelöscht wird das Dokument erst, wenn die vorher definierte Zeit verstrichen ist. Im Dokumentenarchiv wird das Dokument allerdings vorher archiviert, sobald das Programm Reorganisation Dokumentenarchiv (p808) im Job gelaufen ist und die Option sofort an Archivsystem übergeben aktiviert ist (die Einrichtung des Jobs folgt weiter unten).
Im Reiter Archivierung wird definiert, mit welchem Archivierungssystem gearbeitet wird, über welchen Pfad die Dokumente ausgegeben werden sollen, ob und wie die Dateien in PDF-Dateien umgewandelt werden sollen.
Mit einer SOG ERP-Option kann dafür gesorgt werden, dass Dokumente nach einer einstellbaren Anzahl von Tagen aus der Tabelle f815 gelöscht werden. Siehe Option p808.tagebisf815nurarchiv