Mit dieser Beschreibung wird die Organisation einer Inventur erläutert. Notwendige Lizenz: inventur
Es werden 3 verschiedene Arten der Inventur unterschieden:
Stichtagsinventur
Permanente Inventur
Stichprobeninventur
Für die Stichprobeninventur ist die lizenzpflichtige Software "INFORM" zusätzlich zu SOG-SOG ERP (VACOS) notwendig.
Benötigte Programme für die Inventur
Lagerbuchungen (p311) Inventurkorrekturen nach erfolgter Inventurbuchung, Nachbewertung bereits abgeschlossener Buchungsmonate, wenn die Abwertung auf Vorjahresendbestand nicht im 1. Monat des Geschäftsjahres erfolgt. Basis dieser Nachbewertung ist der Vorjahresendbestand. Umbuchungen und Produktionsbuchungen können mit diesem Programm nicht nachbewertet werden.
Korrekturprogramm (p318)
Das Programm errechnet beginnend mit dem Vorjahresendbestand einen neuen aktuellen Lagerbestand und korrigiert dabei die Einsatzwerte.
Für die Organisation einer Inventur ist es notwendig, den Begriff Inventurzyklus zu definieren: Der Inventurzyklus ist der Zeitraum, über den alle Artikel körperlich aufgenommen werden. Innerhalb dieses Zeitraumes kann es zu mehreren körperlichen Aufnahmen kommen, die durch die Inventurzähllisten bestimmt werden. Abgeschlossen wird der Inventurzyklus durch eine Variante der Zählliste, die Inventurerinnerungsliste genannt wird.
Eine komplette Inventur kann sich also über einen längeren Zeitraum erstrecken. Entscheidend für den reibungslosen Ablauf einer Inventur sind jedoch die einzelnen körperlichen Aufnahmen, deren Umfang durch die jeweilige Inventurzählliste bestimmt wird. Denn der Zeitraum, von der Erstellung der Inventurzählliste bis zur körperlichen Aufnahme aller in dieser Zählliste aufgeführten Positionen, bringt massive Einschränkungen für den Lieferverkehr des Lagers mit sich: Während der Durchführung der rein körperlichen Aufnahme muß das Lager für die Annahme und Ausgabe von Waren eigentlich gesperrt werden.
Mit der permanenten Inventur wird deshalb angestrebt, den Aufnahmezeitraum kurz zu halten und den gesamten Inventurzyklus in mehrere Aufnahmen zu zerlegen, damit zwischen den Aufnahmen der Lieferverkehr für das Lager freigegeben werden kann. Eine Inventuraufnahme, die durch eine Zählliste eingeleitet wird, endet mit der rein körperlichen Aufnahme der Zählpositionen in die Zählliste. Die Weiterverarbeitung der aufgenommenen Zähllisten erfolgt zeitlich unabhängig voneinander.
Die Stichtagsinventur unterscheidet sich von der permanenten Inventur nur dadurch, dass für die Stichtagsinventur genau eine Zählliste erzeugt wird und somit auch genau eine körperliche Aufnahme innerhalb eines Inventurzyklus erfolgt. Bei einer Stichtagsinventur enthält die Zählliste alle Artikel. Vor Erstellung einer Inventurzählliste müssen alle Einkaufsbelege von eingelagerten Waren gebucht worden sein. Warenlieferungen aus Einkaufsbelegen, die nicht gebucht wurden, dürfen nicht eingelagert werden, damit diese Waren nicht fälschlicherweise aufgenommen werden. Problematisch ist grundsätzlich die Berücksichtigung von Packzetteln und Lieferscheinen, die zum Zeitpunkt der Erstellung der Inventurzählliste vorliegen.
Die Möglichkeit einer Zählliste mit Buchbeständen (pp340) wird hier nicht näher erläutert, da diese Variante keine offenen Packzettel oder Lieferscheine erlaubt. Je nach Einstellung der Veränderung des effektiven Bestands (p001) bei Packzettel oder Lieferschein, sind bei der Zählliste mit effektiven Beständen Packzettel- oder Lieferscheinmengen bereits aus der zu zählenden Effektivbestandsmenge herausgerechnet. Es werden die Packzettel und Lieferscheine jedoch in der Zählliste zusätzlich dargestellt, damit eine Berücksichtigung erfolgen kann.
Die Einschränkung des Lieferverkehrs im Lager während der Aufnahme bezieht sich auf die rein körperliche Bewegung der Waren. Das heißt, dass nach Erstellung der Inventurzählliste die Auftragserfassung und auch die Ausgabe von Packzetteln und Lieferscheinen weiter erfolgen kann. Nur die Bearbeitung der nach der Zählliste entstandenen Packzettel und Lieferscheine durch Warenentnahme darf nicht erfolgen. Die zum Zeitpunkt der Inventurzählliste vorhandenen Packzettel und Lieferscheine, die auch auf der Zählliste dargestellt werden, sollten wenn möglich einen eindeutigen Zustand in ihrer Bearbeitung bekommen. Das bedeutet, entweder sind diese Waren noch nicht dem Lager entnommen oder die Waren sollten vor Beginn der Aufnahmen entnommen werden. Diese Herstellung eines eindeutigen Zustandes erleichtert die Berücksichtigung der Packzettel und Lieferscheine, da die Mengen wenn sie bereits entnommen sind, einfach unberücksichtigt bleiben können oder grundsätzlich aus der aufgenommenen Menge herausgerechnet werden müssen, wenn die Waren noch nicht entnommen wurden.
Die Weiterverarbeitung einer aufgenommenen Inventurzählliste erfolgt zeitlich unabhängig von der körperlichen Aufnahme und auch absolut unabhängig von der Verarbeitung weiterer Zähllisten. Die Buchung der Inventuraufnahmen muss aber noch in demselben Buchungsmonat erfolgen, in dem auch die Inventurzählliste erstellt wurde. Die Erstellung der Inventurzählliste sollte im laufenden Buchungsmonat erfolgen, da Korrekturbuchungen im Zuge der Monatsabschlußarbeiten parallel zu den Inventurbuchungen im Folgemonat zu Buchungsfehlern führen können, weil Bestandskorrekturen dadurch eventuell doppelt durchgeführt werden.
Die gezählten Positionen werden mit der Inventurerfassung (p344) eingegeben und anhand des Inventurprotokolls (p341) kontrolliert. Mit der Inventurerfassung (p344) können Korrekturen vorgenommen werden, bis die Buchung der kompletten Zählliste mit dem p344 erfolgt. Danach können Inventurkorrekturen nur noch mit dem Lagerbuchungsprogramm (p311) erfolgen. Mit der Inventurauswertung (p342) können durchgeführte Inventuren ausgewertet werden.
Inventurrahmen und -status (p343)
Vorbereitung zur Inventur für die Auswahl der Artikel, die den Gesamtrahmen der Inventur bilden. Das Programm protokolliert ebenfalls den aktuellen Stand der permanenten Inventur und ist auch nur für eine permanente Inventur notwendig. Das Inventurrahmenprogramm kann innerhalb eines Inventurzyklus beliebig oft ablaufen. Um den aktuellen Stand der Inventur zu protokollieren und die Bedingungen für die Aufnahme eines Artikels in den Inventurrahmen aktuell zu überprüfen, damit Artikel auch nachträglich noch in den Inventurrahmen aufgenommen werden, sollte das Inventurrahmenprogramm vor jeder Zählliste ablaufen. Anderenfalls kann es dazu führen, dass viele Artikel erst im Zuge der Erinnerungsliste in den Inventurrahmen aufgenommen werden, da die Bedingungen für die Aufnahme in den Inventurrahmen spätestens bei der Erinnerungsliste überprüft werden.
Mit der Zählliste wird der Umfang der zu zählenden Artikel für eine körperliche Aufnahme bestimmt. Der Aufbau der Zählliste kann mit dem Parameter (pp340) gesteuert werden. Die Sortierung der Zähllistenpositionen erfolgt nach:
Lagerplatz / Statistikgruppe / Sortierbegriff / Artikel / Partie.
Bei permanenter Inventur besteht die Möglichkeit, die Artikel ohne Bestand und ohne Packzettel oder Lieferscheine bevorzugt zu zählen. Außerdem kann die Anzahl der Zählpositionen vorgeben werden, wodurch die Zeit der Zählung, während der keine Warenbewegungen erfolgen dürfen, beeinflußt werden kann. Die letzte Zählliste eines Inventurzyklus wird Inventurerinnerungsliste genannt. Um die Bearbeitung der Erinnerungsliste möglichst einfach zu gestalten, sollte man solange normale Zähllisten erzeugen, bis keine Artikel mehr in den normalen Zähllisten erscheinen, weil alle zu zählenden Artikel bereits als aufgenommen gelten. Wenn dafür gesorgt wurde, dass alle Artikel des Inventurrahmens in den Zähllisten erschienen sind (dies lässt sich mit Hilfe des Programms Inventurrahmen und -status (p343) überprüfen) werden in der Inventurerinnerungsliste nur noch Artikel erscheinen, die nicht unbedingt gezählt werden müssen. Dies gilt zum Beispiel für Artikel, die seit letzter Inventur nicht mehr bewegt wurden oder Artikel, die seit der letzten Inventur erstmalig Wareneingang hatten. Mit der Parameterstellung für das Programm Inventurbuchung (pp344) Sollbestand = Istbestand kann die Erinnerungsliste dann einfach ohne weitere Erfassung gebucht werden.
Achtung: Bei einer permanenten Inventur ist es zum Abschluss der Inventur zwingend notwendig, die Erinnerungsliste laufen zu lassen.
Die Zählpositionen werden entweder nur mit der Zählpositionsnummer oder aber, um Erfassungsfehler zu vermeiden, zusätzlich mit der Artikelnummer erfasst. Die Aufnahmemenge kann in Lagereinheiten, Verpackungseinheiten und Gebindeeinheiten angegeben werden.
Hinweis: Wenn in der Zählliste negative Sollmengen vorhanden sind, werden diese im p344 mitgerechnet:
Beispiel: Wenn Sollmenge = - 500 Stück und Aufnahmemenge = 2.000 Stück, wird neuer Effektivbestand = 1.500 Stück.
Wir empfehlen Ausgleichsbuchungen vor Erstellung der Zählliste vorzunehmen.
Falls das nicht möglich ist oder es vergessen wurde, muss die Aufnahmemenge des jeweiligen Artikel entsprechend erhöht werden
Das Inventurprotokoll dient der Kontrolle der Inventur. Aufgenommene Positionen erscheinen mit gedruckter Aufnahmemenge auch bei eventueller Aufnahmemenge Null.
Die Durchführung dieses Protokolls läßt sich über einen Schalter im p826 - Lagersteuerung und Lagerplätze (lgstrg) lagerbezogen erzwingen.
Die Inventurbuchung der kompletten Zählliste erfolgt mit dem Programm p344. Über den Parameter (pp344) wird die Behandlung nicht aufgenommener Zählpositionen definiert. Entweder erfolgt die Buchung mit Null- oder mit Sollbestand.
Einstellungen pp340 und Einstellungen im pp344 tätigen!
Vor der ersten Inventur müssen pro Lagerort in der Lagersteuerung (p826) folgende Einstellungen vorgenommen werden:
Hier wird das Abschlussdatum der zuletzt erfolgten Inventur eingetragen. Zu beachten ist, daß alle Lagervortragsbuchungen eine Inventuraufnahme bedeuten. Somit gelten alle durch Lagervortrag gebuchten Artikel als bereits aufgenommen. Wenn man erreichen will, dass trotzdem alle Artikel in die Zählung einbezogen werden sollen, so kann dies erreicht werden, wenn das Datum der letzten Erinnerungsliste direkt vor den Termin der ersten Zählliste gestellt wird.
J/N
Druck nur ohne aktive Packzettel und Lieferscheine
J/N
Datum der letzten Bestandsabwertung zur Vermeidung mehrfacher Abwertungen zu demselben Termin
Die Inventurkorrekturen und -abwertungen sollten möglichst vor Jahresabschluss erfolgen, wenn ein Finanzbuchhaltungsanschluss über das Verbrauchsbuchungsprogramm (p360) erfolgt, damit auch in der Finanzbuchhaltung noch der Jahresendbestand verändert wird. Nach Jahresabschluss können die Verbrauchsbuchungen nicht mehr automatisch in die innerhalb der Lagerbuchhaltung bereits abgeschlossene Buchungsperiode fließen. Für eine Korrektur innerhalb der Finanzbuchhaltung wären dann manuelle Umbuchungen zwischen den Buchungsperioden notwendig.
Inventurkorrekturen nach Buchung der Zählliste erfolgen mit dem Lagerbuchungsprogramm (p311).
92 Inventurkorrektur
98 Inventurkorrektur nach Jahresabschluss
Inventurabwertungen erfolgen mit dem Lagerbuchungsprogramm (p311)
Nach Jahresabschluss (Basis: Vorjahresendbestand)
93 Inventurabwertung auf festen Preis/Gesamtwert laut Preiskennzeichen
94 Inventurabwertung auf Prozentsatz (Eingabe als Wert)
Voraussetzung ist, dass der Artikel bereits im Vorjahr Bestand hatte, weil die Abwertungsbuchung den Anfangsbestand des Jahres verändert. Im Anschluss an die Abwertung muss das Programm p318 - Lagerkontenblätter jährlich (lgktoblj) laufen, um die Bewegungen des laufenden Jahres neu zu bewerten.
Vor Jahresabschluss (Basis: Buchbestand)
95 Inventurabwertung auf festen Preis/Gesamtwert laut Preiskennzeichen
96 Inventurabwertung auf Prozentsatz (Eingabe als Wert)
Voraussetzung ist, dass für den Artikel im aktuellen Jahr bereits eine Inventur durchgeführt wurde. Im Anschluss an die Abwertung muss das Programm p318 - Lagerkontenblätter jährlich (lgktoblj) laufen, um die Bewegungen des laufenden Jahres neu zu bewerten, wenn die Buchungsperiode der Abwertung von der Buchungsperiode der Inventur abweicht.
Ein Anschluss an die Finanzbuchhaltung kann mit dem Verbrauchsbuchungsprogramm (p360) erfolgen. Alle Inventurbuchungen, die nach Jahresabschluss erfolgen, verändern nicht mehr den Vorjahresendbestand, da diese Möglichkeit nicht von jeder Finanzbuchhaltungsschnittstelle unterstützt wird (siehe oben: Inventurnachbearbeitung).
Inventurauswertungen können mit dem p342 erfolgen.