Es dürfen keine offenen, angefangenen Packzettel vorhanden sein bzw. es muss klar sein, ob die Ware mitgezählt werden muss oder nicht.
Es darf während der Inventur nicht aktiv im System gearbeitet werden.
Es darf keine Kommissionierung erfolgen.
F2 | Schritt zurück (geht einen Schritt zurück) |
F3 | Umschalten zwischen Funktionen |
F5 | Auswahl (Artikelauswahl, falls Scan des Artikels nicht möglich ist.) |
F6 | Aufruf des Programms w500 „lvsinfo“ mit diversen Infomöglichkeiten. Es erfolgt eine entsprechende Vorbelegung der Felder auf Basis der beim Aufruf bereits vorhandenen Informationen. |
ESC | Abbruch |
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f030 Artikelstammdaten
f031 Lagerdaten
f033 Partiedaten
f036 Artikelreferenzen
f038 Lagerplatzstamm
f039 Lagerplatzbestände
f171 Artikelbuchungssätze
f340 Inventur-Zählpositionen
Bei Fragen hierzu sprechen Sie bitte Ihren Projektleiter an.
Bestandskontrollen VOR der eigentlichen Inventur
In der Regel ist der Umfang der zu zählenden Artikel zu groß, um das in einem vertretbaren Zeitfenster schaffen zu können. Um Artikel z. B. in Vorratsbereichen oder Außenlägern vorab zählen zu können, gibt es die Möglichkeit diese Artikel durch einen „Zeitstempel“ zu zählen, ohne durch eine Komplettinventur den Betrieb lahm zu legen.
Im p826 - Lagersteuerung und Lagerplätze (lgstrg) muss der entsprechende Schalter gesetzt werden:
Wenn mit dem Scannerprogramm w333 - BestandsKontrolle (lvsbestand) ein Artikel auf einem Lagerplatz kontrolliert worden ist, erhält dieser das Tagesdatum als Zeitstempel (Speicherung erfolgt in der Tabelle f374). Evtl. Differenzen werden wie im Standard auf den Differenzenplatz gebucht. Im Zuge der Inventur wird dieser Differenzenplatz entsprechend gebucht und die Mengen/Werte bei den Inventurdifferenzen berücksichtigt.
Bei der Erstellung der Zählliste im p340 - Inventurzählliste (invzlst) können nun die bereits kontrollierten Positionen 1:1 in die Inventur übernommen werden. D. h. die Aufnahmemenge entspricht der SOLL-Menge in der Zählliste.
Über das w702 - Picksuche (lvspicsuche) können die erfolgten Differenzbuchungen nachvollzogen werden.
Evtl. notwendige Lagerbewegungen auf diesen Plätzen zwischen Tag der Bestandskontrolle und Stichtag der Inventur werden weitergebucht und sind vollständig nachvollziehbar (z. B. Buchungssuche).
Kontrolle der Parameter der Zählliste (pp340 - Parameter Inventurzählliste (invzlstpar))
In den Parametern zur Zählliste kann festgelegt werden, welche Artikel gezählt werden sollen. Die SOG empfiehlt bei Firma die vollständige Aufnahme aller Artikel.
Erstellung der Zählliste (p340 - Inventurzählliste (invzlst))
Die Zählliste muss für jedes Lager in jeder Firma erstellt werden. Hier bietet es sich an, die Zählliste vorab erst vorläufig zu erstellen, um eine Plausibilitätskontrolle anhand der erstellten pdf-Datei vorzunehmen.
Das Inventurdatum entscheidet über den Buchungsmonat der Inventur. Alle Differenzen werden auf den Monatsersten eben dieses Monats gebucht.
Das Datum Zeitstempel muss nur erfasst werden, wenn wie oben beschrieben eine Vorab-Kontrolle von Lagerplätzen via w333 - BestandsKontrolle (lvsbestand) erfolgt ist.
ACHTUNG: Alle Positionen mit einem Zeitstempel >= diesem Datum werden 1:1 in die Inventur übernommen. D. h. die Aufnahmemenge entspricht der SOLL-Menge.
Die Felder der Zusatzsteuerung für permanente Inventur können nicht für Selektionen genutzt werden und sollten leer sein, damit es keine Fehlinterpretationen gibt.
Aktive Inventur (w940 - Aktive Inventur (lvsaktinv))
Über die Funktionen Inventur kann die vorher in SOG ERP erstellte Zählliste bearbeitet werden. Der Scan ersetzt dabei das Zählen der Ware. Das weitere Procedere (Verbuchen) erfolgt wieder im SOG ERP.
SOG WMS bietet bei der „Aktiven Inventur“ dem Nutzer die Möglichkeit, selbst den zu erfassenden Lagerplatz auszuwählen. Damit kann die Inventur Hallen- oder Gangweise durchgeführt werden. Die Inventur wird dann mit Scan der vorhandenen Artikel auf den jeweiligen Lagerplätzen abgearbeitet. Jeder Artikel auf ein und demselben Lagerplatz darf nur von einem Mitarbeiter gleichzeitig bearbeitet werden. Alle Zählpositionen sind im Leitstand Lager (w010 - Übersicht Aufträge (lvsuebauf)) mit Soll-, Aufnahmemengen und Differenzen pro Artikel zu sehen.
Der Ablauf für eine Inventur sieht im Grundsatz wie folgt aus:
Programm <w940> („Aktive Inventur“) starten
Scan Lagerplatz
Scan Artikel
Eingabe Menge und mit ENTER bestätigen
ACHTUNG: Die Mengen für den gleichen Artikel an einem Lagerplatz werden auf der jeweiligen Zähllistenposition kumuliert. Sie können mit Plus- und Minusmengen ggfs. direkt mit dem Scanner korrigiert werden.
Im Leitstand werden die Zählpositionen nach einem ersten Zählscann zwar als „abgeschlossen“ angezeigt, können jedoch noch weiterbearbeitet werden. Folgescans für diese Positionen sind also möglich. Erfolgen Scans für nicht vorhandene Zählpositionen, werden diese Positionen hinter die letzte Position in der betreffenden Zählliste angehängt.
Es sollten immer 2er-Teams die Aufnahme vornehmen: Ein Mitarbeiter scannt Platz und Artikel und erfasst die Menge. Der zweite Mitarbeiter sagt die Menge an und klebt einen kleinen farbigen Punkt an die Palette. Damit kann die Inventurleitung sehr schnell erkennen, welche Paletten bereits gescannt worden sind. Durch den Scan wird der jeweilige User in das w702 - Picksuche (lvspicsuche) mit aufgenommen. Es ist also später auswertbar, wer welche Plätze gescannt hat.
Nachkontrollen sollten immer andere Mitarbeiter machen, um ein Mehr-Augen-Prinzip zu erreichen. Diese Nachkontrollen können bereits während der Inventur vorgenommen werden. Sehr große Differenzen (z. B. Scan EAN im Feld Menge) sind im Leitstand erkennbar und können zeitnah korrigiert werden.
Inventur-Kontrolle im Leitstand Lager
Programm w010 - Übersicht Aufträge (lvsuebauf) aufrufen und den Reiter Inventur anklicken.
In der Übersicht sind alle Positionen der Zählliste enthalten. Die Sollmenge wird erwartet, die Aufnahmemenge enthält die bereits mit dem Scanner erfassten Mengen.
„Differenz kumuliert“ weist die Differenzen aus, die für diesen Artikel über ALLE Lagerplätze entstanden sind, auf denen der Artikel erwartet oder erfasst worden ist. Damit ist nach Umlagerungen sehr schnell erkennbar, ob größere Differenzen vorliegen oder diese sich in Summe ausgleichen. Artikel mit sehr großen Differenzen können damit bereits in der laufenden Inventur geprüft und Fehlerfassungen ggfs. sehr schnell korrigiert werden.
Es kann auch eine „Differenz kumuliert je Partie“ ausgegeben werden.
Durch Masken-Konfigurationen im Leitstand w010 - Übersicht Aufträge (lvsuebauf) und sogenannte Aggregatfelder lassen sich auch die Wertdifferenzen ausweisen. Das ist hilfreich, um bei den Kontrollen sich auf die Artikel mit den größten Wertdifferenzen konzentrieren zu können.
Im Leitstand werden die Zählpositionen nach einem ersten Scan zwar mit dem Status „Abgeschlossen“ angezeigt, können jedoch noch weiterbearbeitet werden. Folgescans für diese Positionen sind also möglich.
Kontrolle der Parameter im pp344 - Parameter Inventur erfassen und buchen (invbupar)
Die Behandlung nicht erfasster Zählpositionen wird i. d. R. mit Nullbestand gebucht. Die Ware wird also ausgebucht. Alternativ besteht die Möglichkeit, den Sollbestand als Aufnahmebestand zu buchen.
Unter dem Reiter „Importdatei“ wird definiert, wie eine csv-Datei eingelesen werden kann. Eine Importdatei ist nicht notwendig. Bei Bedarf kann diese hierüber definiert werden.
Plausibilitätskontrolle (p341 - Inventurerfassungsprotokoll (invprot))
Über das p341 - Inventurerfassungsprotokoll (invprot) kann zusätzlich zum Leitstand ein Protokoll erstellt werden. Das Inventurprotokoll dient der Kontrolle der Inventur. Aufgenommene Positionen erscheinen mit gedruckter Aufnahmemenge auch bei eventueller Aufnahmemenge Null.
Im p341 - Inventurerfassungsprotokoll (invprot) können Sie eine Plausibilitätskontrolle durchführen. Um die Übersicht zu vereinfachen, können Grenzwerte für unzulässige Abweichungen definiert werden. Diese können sowohl in der Anzahl, sowie im Wert definiert werden.
Erneute Datensicherung der Tabellen
Vor der Verbuchung sollte eine erneute Datensicherung in einem abweichenden Zielverzeichnis erfolgen, damit die bisherigen Sicherungsdateien nicht ungewollt überschrieben werden.
f030 Artikelstammdaten
f031 Lagerdaten
f033 Partiedaten
f036 Artikelreferenzen
f038 Lagerplatzstamm
f039 Lagerplatzbestände
f171 Artikelbuchungssätze
f340 Inventur-Zählpositionen
Bei Fragen hierzu sprechen Sie bitte Ihren Projektleiter an.
Endgültiges Verbuchung der Inventur (p344 - Inventur erfassen und buchen (invbu))
Die Inventurbuchung der kompletten Zählliste erfolgt mit dem Programm p344 - Inventur erfassen und buchen (invbu). Über den Parameter (pp344 - Parameter Inventur erfassen und buchen (invbupar)) wird die Behandlung nicht aufgenommener Zählpositionen definiert. Entweder erfolgt die Buchung mit Null- oder mit Sollbestand.
Mit Hilfe des p344 - Inventur erfassen und buchen (invbu) wird die Inventur verbucht. Dieses gilt sowohl für die Inventur die via SOG WMS mit den Scannern aufgenommen worden ist, sowie für die Außenläger die mit Hilfe der Importfunktion verbucht werden.
Jede Zählliste wird separat verbucht. Nach Aufruf der jeweiligen Zählliste werden die aufgenommenen Mengen angezeigt. Durch Druck des Buttons (F7) im Funktionsmenü wird die Inventur verbucht.
ACHTUNG: Wenn die entsprechende Zählliste verbucht ist, kann dieser Schritt nur mit der Rücksicherung der Tabellen rückgängig gemacht werden.
Inventurauswertungsliste (p342 - Inventurauswertungsliste (invaus))
Die Inventurauswertungsliste erstellt die Auswertung zu der Inventur. Diese kann über verschiedene Einstellungen, z. B. Lager vorgenommen werden.
Die Inventurkorrekturen und -abwertungen sollten möglichst vor Jahresabschluss erfolgen, wenn ein Finanzbuchhaltungsanschluss über dasp360 - Verbrauchsbuchungen (vbbu)erfolgt, damit auch in der Finanzbuchhaltung noch der Jahresendbestand verändert wird. Nach Jahresabschluss können die Verbrauchsbuchungen nicht mehr automatisch in die innerhalb der Lagerbuchhaltung bereits abgeschlossene Buchungsperiode fließen. Für eine Korrektur innerhalb der Finanzbuchhaltung wären dann manuelle Umbuchungen zwischen den Buchungsperioden notwendig.
Inventurkorrekturen nach Buchung der Zählliste erfolgen mit dem p311 - Lagerbuchungen (lgbu).
Buchungsschlüssel:
92 Inventurkorrektur
98 Inventurkorrektur nach Jahresabschluss
Manuelle Inventurabwertungen erfolgen mit dem p311 - Lagerbuchungen (lgbu).
Nach Jahresabschluss (Basis: Vorjahresendbestand)
93 Inventurabwertung auf festen Preis/Gesamtwert laut Preiskennzeichen
94 Inventurabwertung auf Prozentsatz (Eingabe als Wert)
Vor Jahresabschluss (Basis: Buchbestand)
95 Inventurabwertung auf festen Preis/Gesamtwert laut Preiskennzeichen
96 Inventurabwertung auf Prozentsatz (Eingabe als Wert)
Ein Anschluss an die Finanzbuchhaltung kann mit dem p360 - Verbrauchsbuchungen (vbbu)erfolgen. Alle Inventurbuchungen, die nach Jahresabschluss erfolgen, verändern nicht mehr den Vorjahresendbestand, da diese Möglichkeit nicht von jeder Finanzbuchhaltungsschnittstelle unterstützt wird (siehe oben: Inventurnachbearbeitung).