Zunächst müssen Sie die mit Hilfe der Listungsversandsteuerung (lstvsu = ListungsversandSuche) die Daten zur gewünschten Serienmail inklusive des gewünschten Mailtextes und der Anhänge erfassen.
Wählen Sie als Begriff Serien-E-Mail aus und erfassen Sie einen Versandsteuerungsschlüssel, über den später die Zuordnung erfolgt. Durch einen Hinweis auf die Sprache im Text ist für einen Mailversand in unterschiedlichen Sprachen eine leichtere Unterscheidung möglich. (z. B. SERIENMAILGER, SERIENMAILENG, usw.)
Unter Dokumenten-Belegtypen muss der Typ "Serienmail" ausgewählt werden.
Anschließend erfassen Sie auf dem Reiter "Email" den Mailtext. Sie können dabei Textvariablen für den Mailtext verwenden. Erfassen Sie außerdem einen Sachbearbeiter, der als Absender genutzt werden soll, falls die automatische Absenderzuordnung nicht greifen kann.
Um einen Anhang hinzufügen zu können, müssen Sie zunächst Ihre bisherige Einrichtung speichern. Sie haben dann die Funktionen Anhang hinzufügen und Anhang verknüpfen zur Verfügung.
Wenn Sie einen Anhang hinzufügen wollen, betätigen Sie die entsprechende Funktion und es öffnet sich folgender Dialog:
Sie können dann den gewünschten Anhang auswählen und importieren.
ACHTUNG: Beim Import wird das Dokument in die Datenbank verschoben oder steht im Ursprungsverzeichnis NICHT mehr zur Verfügung
Im Programm Serien E-Mail definieren Sie, für welchen Kunden/Lieferanten oder eine Auswahl von Kunden/Lieferanten/Ansprechpartnern die Serienmail gelten soll.
Die Bedeutung der einzelnen Felder können Sie der Beschreibung des Programms entnehmen.
Voraussetzung, dass eine Serienmail versendet werden kann, ist die Einrichtung des sog. Listhandlers im SOG ERP (VACOS) Service. Näheres dazu können Sie der Dokumentation Serien E-Mail entnehmen.