Für den Monatsabschluss ist es wichtig, die Reihenfolge der notwendigen Programme zu beachten. Je nach Organisation in Ihrem Hause sind nicht alle Programme zwingend notwendig. Der folgende Ablauf enthält die maximal notwendigen Programme!
p135 Lieferscheinliste
Im Zuge der Abschlussarbeiten werden für eine korrekte Lagerbewertung unberechnete Einkaufslieferscheine auf Basis der Bestellwerte proforma bewertet. Da es im Einkauf häufiger vorkommt, dass es eine Wertdifferenz zwischen Bestellwert und tatsächlichen Rechnungswert gibt und diese Differenz dann im Zuge der Abschlussarbeiten manuell korrigiert werden müsste, ist es ratsam zu versuchen das möglichst alle unberechneten Einkaufslieferscheine berechnet werden, sofern eine Rechnung vorliegt.
Zur Überprüfung, ob noch unberechnete Lieferscheine im Verkauf vorhanden sind, empfiehlt es sich, diese Liste auch für den Verkauf zu erstellen!
p077 Zollbewertung für Entnahmen aus unverzollter Ware
Ergibt sich aus der Organisation, dass ein offenes Zolllager genutzt wird, so ist für die Zollbewertung für Entnahmen aus unverzollter Ware und die Erledigung des Meldungstyps „*Verzollung“ dieses Programm zu nutzen.
Hinweis!! Dieses Programm kann und sollte zur Prüfung erst in der Variante „vorläufig“ gestartet werden und erst nach Prüfung der Daten in der Variante „endgültig“.
p314 Wareneingangsnachbewertung
p317 Lagerkontenblätter monatlich (vorläufig)
p180 Interne Verrechnung fremder Lagerentnahmen
Dieses Programm erzeugt für die im Prüflauf des Lagerkontenblattes gemeldeten internen Verrechnungspositionen Sofortaufträge, welche anschließend abzurechnen sind. Damit wird der Meldungstyp „*interne Verrechnung“ erledigt.
p313 Auflösung Restpartien
p212 Ersatzbelege fehlender Einkaufsrechnungen und Monatssperre
Dieses Programm hat zwei Funktionen. Zum einen wird der abzuschließende Buchungsmonat für Buchungen gesperrt. Dann sind nur noch manuelle Buchungen über das p311 erlaubt. Dies soll verhindern, dass durch Buchungen, die nicht die Abschlussarbeiten betreffen, diese Arbeiten behindert werden. Zum anderen werden die sogenannten Proformabewertungen durchgeführt.
Hinweis!! Während des Laufes des P212 sollten keine Buchungen erzeugt werden, ebenso sollten die Belegerzeugungsprogramme P104 und P204 deaktiviert werden.
Sollten Sie das Programm versehentlich gestartet haben (vor kalendarischem Ablauf des laufenden Buchungsmonats), dann setzen Sie sich bitte unverzüglich mit der SOG in Verbindung und beauftragen Sie die Rücksetzung der Buchungen durch das p212 - Ersatzbelege fehlender Einkaufsrechnungen und Monatssperre (mosper).
p317 Lagerkontenblätter monatlich (Prüflauf)
Während der Abschlussarbeiten ist es ggf. notwendig, dass für die korrekte Bearbeitung des Lagerkontenblätter und die Erledigung der Meldungstypen weitere Programme zur Verarbeitung notwendig sind. Die Lagernachbewertung ist notwendig wenn durch die Organisation eine interne Verrechnung genutzt wird.
Der fehlerfreie Prüflauf ist natürlich als Ideal anzusehen welcher unter Umständen nicht erreicht werden kann. Zur Kontrolle einer einzelnen Artikelbewegung ist des ratsam das p317 in der Variante "vorläufig" zu verwenden.
p371 Korrektur Artikelbewegungen
Das p371 ist ein Programm über das keine neue Buchung erstellt wird, sondern hier werden die Daten von bestehenden Buchungen geändert.
Wichtig !! Es kann notwendig sein, für Korrekturen die Reihenfolge von Buchungen zu ändern, hierzu darf NUR das Bewegungsdatum beeinflusst werden. Von weiteren Buchungsänderungen ist abzuraten.
p311 Lagerbuchungen
Für die Erstellung neuer Buchungen zur Korrektur von Buchungsdaten während der Abschlussarbeiten wird das Programm p311 genutzt. Hierüber können Buchungen mengen-/wertmäßig erstellt werden. In den meisten Fällen werden hierzu die Buchungsschlüssel „35“ (Bestandskorrektur) für die mengen- und wertmäßige Korrektur und der Buchungsschlüssel „33“ (Umbuchung), für die mengen- und wertmäßige Umbuchung von anderen Lägern, Partien, Lagerplätzen und Artikel verwendet.
Hinweis!Wenn der Buchungsmonat durch den Lauf des p212 gesperrt wurde, sind die Buchungen nicht mehr mit der Funktion "Fertig" zu bestätigen sondern mit der Funktion "Buchungsmonat". Nur so kann in den gesperrten Buchungsmonat gebucht werden.
p317 Lagerkontenblätter monatlich (endgültig)
Der endgültige Lauf des des p317 ist notwendig, da nur hierbei das interne Freigabekennzeichen für den Monats-/Jahresabschluss gesetzt wird. Wenn im Zuge der Abschlussarbeiten nicht alle Buchungsfehler bereinigt werden konnten, ist es notwendig den Schalter "Freigabe Monatsabschluss" auf "auch wenn Fehler vorhanden" zu setzen. Nur bei dieser Einstellung erfolgt die Meldung "Abschluss freigegeben" im Protokoll. Bei fehlerfreiem Monatsabschluss erfolgt die Meldung nicht, da der Abschluss in jedem Fall erteilt wird.
p073 Entnahmen aus Verbrauchssteuerlager
Ergibt sich aus der Organisation, dass ein offenes Zoll- und Steuerlager genutzt wird, so ist für die Zoll- und Steuerbewertung der unverzollten und unversteuerten Ware der Lauf dieser Programme notwendig. .
Hinweis!! Dieses Programm kann und sollte zur Prüfung erst in der Variante „vorläufig“ gestartet werden und erst nach Prüfung der Daten in der Variante „endgültig“.
p074 Zugänge in das Verbrauchsteuerlager
p075 Bewegungen des Verbrauchsteuerlagers
p076 Bewegungen des Verbrauchsteuerlagers nach Personen
p160 Provisionsabrechnungen *
Da zu diesem Zeitpunkt alle Artikelbewegungen korrigiert und endgültig bewertet sind und ggf. fehlerhaft verprovisionierte Rechnungen korrigiert sind, ist dies der korrekte Zeitpunkt für die endgültige Vertreterabrechnung. Zu einem Zeitpunkt vor dem endgültigen p317 ist es möglich, zur Prüfung der Provisionsdaten zu diesem Zeitpunkt eine vorläufige Provisionsabrechnung zu erstellen. Somit ist es noch möglich ggf. falsch verprovisionierte Rechnungen noch im aktuellen Buchungsmonat zu stornieren und neu zu erstellen.
p163 Provisionsvorschau *
Hierüber wird eine Provisionsvorschau für die einzelnen Vertreter erstellt.
p360 Verbrauchsbuchungen
Ergibt sich aus der Organisation des Finanzbuchhaltungsanschlusses, das Verbrauchsbuchungen für die Finanzbuchhaltung bereitgestellt werden, so werden diese über dieses Programm erzeugt.
p321 Monatsendbestandslisten
Da zu diesem Zeitpunkt in der Regel alle Buchungen korrigiert wurden und sich somit ein "sauberer" Buchungszustand vorliegt, ist dies der ideale Zeitpunkt für eine Monatsendbestandliste.
p192 Rechnungsausgang monatlich
p061 Quartalsmeldung
p150 Reorganisation Auftrag, Lieferschein, Rechnung *
p063 Versicherungsmeldung *
p078 Grüner Punkt Verdichtung *
p079 Grüner Punkt Abrechnung
p060 Intrastat
p106 Belegabschaltung
moja Monats- und Jahresabschluss
p350 Reorganisation Lagerbuchungssätze
p104 Belegerzeugung Verkauf wieder aktivieren
p204 Belegerzeugung Einkauf wieder aktivieren
* Programme, die täglich laufen könnten, spätestens aber zum Zeitpunkt des Monatsabschlusses laufen müssen!
Achtung: Bevor Sie das Programm p317 endgültig laufen lassen, sollten alle Buchungsfehler mit dem p371 bzw. p311 bereinigt sein.
Beim ersten Monatsabschluß in einem neuen Geschäftsjahr läuft das Programm moja aufgrund von Statistikbuchungen sehr lange!
Tipp: Nutzen Sie die Möglichkeiten des Nachtjobs. Wenn der Prüflauf des p317 erfolgreich ohne Fehler beendet wurde, könnten Sie alle weiteren Programme in einem Nachtjob zusammenstellen.