Bei einem Direkteinkauf werden für einen Kundenauftrag ein oder mehrere Artikel direkt bei einem Lieferanten bestellt.
Wird vom Lieferanten direkt an den Kunden geliefert, so verstehen wir darunter ein Streckeneinkauf.
Sie können jedoch auch einen Direkteinkauf erfassen, bei dem die Ware zunächst an ihr Lager und dann an den Kunden weitergeliefert wird.
Vorgehensweise Erfassung eines Streckeneinkaufs:
In der Auftragsverwaltung (p102) wird ein Kundenauftrag erfasst. Besonderheiten im Vergleich zu einem Lagerauftrag:
Die Dispositionsart muss von Lager (0) auf Direkteinkauf (2) umgestellt werden.
Auswahl des Streckenlagers (standardmäßig Lager 99) muss erfolgen. Nötige Einstellungen bei der Lagerortverwaltung (p826) siehe weiter unten. Durch die Wahl des Streckenlagers wird in der später folgenden Bestellung beim Lieferanten automatisch die Kundenanschrift als Lieferanschrift übernommen.
Nun kann der Auftrag wie gewohnt erfasst und abgeschlossen werden.
Anschließend kann in der Bestellverwaltung (p202) die dazugehörige Bestellung beim Lieferanten erfasst werden:
Zunächst wählen Sie hierfür den gewünschten Lieferanten an.
Anschließend betätigen Sie die Funktion Basis suchen.
Wählen Sie dort den Bereich Verkauf (1) an und die wählen Sie entweder über Kontonummer oder Auftragsnummer des erfassten Vorgangs an. Verfahren Sie dann zunächst wie gewohnt beim Kopieren eines Vorgangs.
Wenn alle Basispositionen für den Lieferanten übernommen wurden, können Sie die Bestellung abschließen wie gewohnt.
Die beiden Vorgänge aus Verkauf und Einkauf sind nun miteinander verknüpft.
Alternativ: Erfassen eines Direkteinkaufs aus dem Druckdialog der Auftragserfassung (p102):
Gehen Sie mit der Auftragserfassung grundsätzlich so vor wie oben beschrieben.
Bei Beenden des Vorgangs mit Druck betätigen Sie vor dem Druck des Kundenauftrags die Funktion Direktgeschäft erfassen. Sie werden darauf hin über die Maske zum Kopieren in die Bestellerfassung (p202) geleitet, wobei der Lieferant (entweder der erfasste Lieferant im Kundenauftrag oder ansonsten der Standardlieferant) und der Kundenauftrag bereits ausgewählt ist.
Erfassen Sie dann alle im Kopf notwendigen Informationen.
Sobald Sie die Eingaben bestätigen, werden die Positionen aus dem Kundenauftrag kopiert und Sie können die Bestellung wie gewohnt bearbeiten.
Nach Beenden mit Druck und Ausdruck der Bestellung fallen Sie zurück in die Druckmaske der Auftragsbearbeitung und können dort den Beleg drucken und die Erfassung wie gewohnt zu Ende bringen.
Abwicklung der Wareneingangsmeldung und Berechnung der Ware an den Kunden
Erst durch den Wareneingang im Einkauf wird eine Mengenzuteilung in den Verkaufsauftrag übernommen. Handelt es sich um ein Streckeneinkauf, so muss trotzdem ein Wareneingangsbeleg gebucht werden.
Buchen Sie die Rechnung des Lieferanten oder entsprechenden Lieferschein im Programm Eingangsbelege (p210).
Bei entsprechender Einstellung im Lagerort (siehe weiter unten), können Sie zum Abschluss des Eingangsbelegs über einen Dialog Lieferschein und Rechnung für den Kunden sofort freigeben und erstellen.
Alternativ können Sie über die Lieferfreigabe (p125) die Ware, die zugebucht wurde, für den Kunden freigeben und wie gewohnt Packzettel, Lieferschein und Rechnung erstellen.
Im Kundenauftrag zugeteilte Einkaufsmengen, die nicht mehr an den Kunden ausgeliefert werden, sondern in das Lager übernommen werden sollen, können im Verkaufsauftrag auf der entsprechenden Position resterledigt werden. Dadurch werden diese Mengen dem Lager zugeführt.
Einstellungen im Lagerort (p826), Reiter Steuerung
Für ein Streckenlager können folgende Einstellungen gemacht werden, damit der Ablauf wie oben erläutert funktioniert:
Streckenlager mit Direktlieferung (wenn vom Lieferanten direkt an den Kunden geliefert wird) oder Streckenlager ohne Direktlieferung (wenn vom Lieferanten erst an unser Lager und dann die Ware weitergeliefert wird)
Hier können Sie aktivieren, dass mit dem Ausdruck der Bestellung auch ein Lieferschein an den Kunden gedruckt wird. Diesen können Sie dem Lieferanten mitgeben, um damit die Lieferung an Ihren Kunden zu machen. Dies ist nur ein Dokument, den eigentlichen Lieferschein erzeugen Sie erst nach dem Wareneingangsbeleg.
Hier können Sie aktivieren, dass bei Nutzung des Lagers der Packzettel unterdrückt wird, da ja am eigenen Lager bei einem Streckeneinkauf nicht kommissioniert werden muss.
Verkaufslieferscheinfreigabe für Direkteinkäufe beim Wareneingang erlauben/Verkaufsrechnungsfreigabe für Direkteinkäufe beim Wareneingang erlauben
Sie aktivieren hier, dass Sie bei Wareneingangsbuchung sofort einen Lieferschein und evtl. auch sofort eine Verkaufsrechnung erstellen dürfen.