Dieses Handbuch erläutert die notwendigen Programme und Einstellungen zum Einkaufsmahnwesen.
Notwendige Lizenz zur Nutzung dieses Moduls: ek-mahn
Mahnarten
Bestätigungsmahnung
Im Programm p843 - Lieferanten und Anschriften (lans) können Sie im Bereich »Belege« definieren, ob und nach welchem Zeitraum Bestätigungsmahnungen erfolgen sollen (1). Ist dieser Zeitraum überschritten und es erfolgte keine Bestellbestätigung im Programm p206 - Bestellbestätigungen (bebest), so wird automatisch durch Lauf des Programm p222 - Liefererinnerung und -mahnung (lfmahn) eine Bestätigungsmahnung für diesen Vorgang erzeugt bzw. im Programm p226 - Dialogmahnung (p226) eine Bestätigungsmahnung vorgeschlagen.
Ist die Liefermahnung für den Lieferanten aktiviert (2), so erfolgt auch eine automatische Liefererinnerung, die vor dem geplanten Termin an den Lieferanten geschickt werden kann. Der Zeitraum der Liefererinnerung vor dem eigentlichen Liefertermin wird über den Parameter c123 - Terminkennzeichen Einkauf (Steuerung) (ekterkz) gesteuert.
Eine Liefermahnung erfolgt, wenn in dem Lieferantenstammdaten p843 - Lieferanten und Anschriften (lans) im Bereich »Belege« im Feld Liefermahnung eine Kennung eingetragen ist (3). Eine Liefermahnung erfolgt nach Ablauf des bestätigten Termins durch den Lieferanten. Wann und wie oft eine Mahnung erfolgen soll, definieren Sie im Parameter c123 - Terminkennzeichen Einkauf (Steuerung) (ekterkz).
Notwendige Voraussetzungen zum Erstellen von Liefermahnungen
Zunächst müssen Sie für die Lieferanten, die gemahnt werden sollen, im Programm Lieferanten und Anschriften (p843) im Bereich »Belege« einstellen, ob und welche Mahnungen für einen Lieferanten grundsätzlich erfolgen sollen. Entscheiden Sie dort auch, ob Sie mit Mahnbelegen, die an den Lieferanten geschickt werden sollen, oder nur mit Mahnlisten arbeiten möchten.
Dann stellen Sie im Parameter c123 - Terminkennzeichen Einkauf (Steuerung) (ekterkz) ein, wann und in welchem Rhythmus gemahnt werden soll.
(1) Liefererinnerungen können x Anzahl Tage vor dem Plantermin erzeugt werden. Wird eine erneute Bestellbestätigung erfasst, kann eine weitere Liefererinnerung x Anzahl Tage vor dem neuen bestätigten Termin erzeugt werden.
(2) Die Liefermahnung kann nach Überschreitung des Plantermins von x Tagen erzeugt werden. Soll direkt am Tag des Plantermins gemahnt werden, tragen Sie hier eine 999 ein.
(3) Hier kann der Rhythmus, in dem Liefermahnungen erzeugt werden sollen, definiert werden. 0 bedeutet, dass nur eine Mahnung erzeugt wird.
Achtung: Für die Erzeugung von Liefermahnungen muss im Programm Lieferzuteilungen (p122) das Kennzeichen Einkaufs-Mahnsteuerung gesetzt werden. Außerdem muss das p122 - Lieferzuteilung (lfzut) (am Besten im Nachtjob) laufen.
Für die einzelnen Mahntexte stehen die Texte im Programm Verwalten Sprachentexte (p896) unter den Schlüsseln p204 21 und p204 22 etc. zur Verfügung.
Ein Beispiel könnte wie folgt aussehen:
Die Texte können beliebig verändert werden und in allen benötigten Sprachen gepflegt werden.
Einstellungen im Programmparameter pp222 - Parameter Liefererinnerung und -mahnung (lfmahnpar)
Für die eigentliche Erstellung der Mahnarten ist das pp222 - Parameter Liefererinnerung und -mahnung (lfmahnpar) zu pflegen. Hier entscheiden Sie z. B.
(1) ob eine Bedarfsermittlung erfolgen soll und der Mindestbesatnd prozentual berücksichtigt werden soll
(2) wie das Protokoll aussehen soll
(3) die höchste Mahnstufe
(4) den Bestätigungsmahnrhythmus, sofern nicht im p843 - Lieferanten und Anschriften (lans) eingestellt
(5) die Abteilungstrennung
(6) die Termindarstellung im Protokoll
(7) die Artikeldarstellung im Protokoll
Auf dem zweiten Reiter definieren Sie, ob Dialogmahnungen im p226 - Dialogmahnung (p226) erfolgen sollen oder eine automatische Freigabe über das p222 - Liefererinnerung und -mahnung (lfmahn) erfolgen soll (2).
Wenn Sie für eine Mahnart die Dialogbearbeitung aktivieren, können die entsprechenden Mahnungen nur über das p226 - Dialogmahnung (p226) verwaltet und gemahnt werden.
Sie können eine Rundungsangabe für die ermittelten Mengen nutzen (1).
Außerdem definieren Sie, ob und wie Anfragen gemacht werden sollen (3).
Die Beschreibungen der einzelnen Felder erhalten Sie, wenn Sie im Programm auf dem Feld die Funktionstaste F1 nutzen.
Bearbeitung über das p222 - Liefererinnerung und -mahnung (lfmahn)
Im p222 können Sie die Mahnungen auf Basis der vorgegeben Einstellungen im p843 - Lieferanten und Anschriften (lans), c123 - Terminkennzeichen Einkauf (Steuerung) (ekterkz) und pp222 - Parameter Liefererinnerung und -mahnung (lfmahnpar) automatisch ermitteln und erzeugen lassen.
(1) Wählen Sie, für welche Mahnart Belege erzeugt werden sollen
(2) Geben Sie an, bis zu welchem Termin Mahnungen erfolgen sollen. Geben Sie nicht an, dann wird bis zum Tagesdatum eingestellt
(3) Auswahl des Freigabe-Sachbearbeiters. Leer = eigener Sachbearbeiter
(4) Eingrenzung der Daten, wenn gewünscht
Mit Auslösen des Programms mit "fertig" werden die ausgewählten Belege (1) erzeugt.
Wenn der Lieferant trotz der Terminüberschreitung nicht gemahnt werden soll, muss eine manuelle Bearbeitung der Bestellung im p202 erfolgen. Hier kann z. B. der Liefertermin verschoben werden
Bearbeitung über das p226 - Dialogmahnung (p226)
Im p226 - Dialogmahnung (p226) können die Mahnbelege im Dialog erzeugt werden. Die zu mahnenden Bestellungen werden zunächst angezeigt und können über Funktionen ausgelöst werden. Zunächst wird jedoch die Auswahl der Belege getroffen:
(1) Eingrenzung der Daten, wenn gewünscht
(2) Auswahl der zu bearbeitenden Mahnbelege. Es können nur Belege erzeugt werden, die im pp222 - Parameter Liefererinnerung und -mahnung (lfmahnpar) als Dialogmahnung gekennzeichnet sind.
Lösen Sie dann die Bearbeitung durch die Funktion "fertig" aus. Sie gelangen in die Bearbeitungsmaske der Mahnungen.
(1) Markieren Sie die gewünschte Bestellung und nutzen Sie eine der Funktionen. Mit der Funktion "mahnen" wird der markierten Beleg ausgelöst und es wird der entsprechende Beleg angestoßen. Die Bedeutung der anderen Funktionen erhalten Sie hier: Funktionen (Softkeys) Dialogmahnung
(2) Für den Fall, dass Sie eine Sperre setzen wollen, können Sie hier das Sperrdatum und den Grund hinterlegen.
Der Druck wird ausgelöst, wenn Sie die Maske mit "fertig" speichern und beenden.
Ist noch keine Bestätigung im Programm p206 - Bestellbestätigungen (bebest) erfolgt, so kann für einen Vorgang keine Liefermahnung erzeugt werden. Das Programm setzt voraus, dass nur durch den Lieferanten bestätigte Bestellungen auch durch diesen geliefert werden können.
Soll der Lieferant eine Liefererinnerung erhalten und diese wird nicht an den Lieferanten gesendet wird bzw. wenn dann niemand dafür sorgt, dass diese Liefererinnerung auch erledigt wird, kommt das Mahnverfahren nie auf die nächste Mahnstufe (Liefermahnung).
Die Entscheidung, auf welchen termin gemahnt wird (ankommend/abgehend und minus Versandzeit bei ankommenden Terminen hängt vom Versandaviskennzeichen im p843 ab.
Da die einzelnen Mahnarten (Bestätigungsmahnung, Liefererinnerung, Liefermahnung) aufeinander aufbauen, kann man nicht einfach vom System vorgesehene Mahnungen ignorieren.