Über die Listungsverarbeitung Belegversand können Belege an ein Personenkonto per E-Mail versendet werdet. Der Beleg wird dabei über XMLInfo in eine XML- oder CSV-Datei umgesetzt und kann um weitere Dateianhänge ergänzt werden. Zusätzlich zum Beleg im CSV- oder XML-Format wird auch der eigentliche Beleg aus der Dokumentenverwaltung als Dateianhang zur E-Mail hinzugefügt. Sie benötigen die Lizenz "bel-versand" bzw. für Drittempfänger die Lizenz "bel-versand-erweitert".
Folgende Belege können über den Belegversand versendet werden:
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0 | Angebot | Angebot Mail Versand mit Datenanhang (100) | Vorgangsversand_xmlinfo.xml | - | |
10 | Auftragsbestätigung | Auftragsbestätigung Mail Versand mit Datenanhang (10) | Vorgangsversand_xmlinfo.xml | - | |
5 | Anfrage | Anfrage Mail Versand mit Datenanhang (05) | Vorgangsversand_xmlinfo.xml | - | |
15 | Bestellung | Bestellung Mail Versand mit Datenanhang (15) | Vorgangsversand_xmlinfo.xml | - | |
55 | Liefermahnung | Liefermahnung Mail Versand mit Datenanhang (15)
| Liefermahnung_xmlinfo.xml | - | |
50 | Rechnung | Rechnung Mail Versand mit Datenanhang (50) | Rechnungsversand_xmlinfo.xml |
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51 | Gutschrift | Gutschrift Mail Versand mit Datenanhang (51) | Rechnungsversand_xmlinfo.xml |
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40 | Versandavis (Auf Basis Lieferbeleg) | Versandavis (Auf Basis Lieferbeleg) Mail Versand mit Datenanhang (40) | Versandavisversand_xmlinfo.xml |
| Die Stücklistenauflösung wird über den Listungsparameter gesteuert (Version 2 erforderlich). |
140 | Versandavis (Auf Basis Rechnung) | Versandavis (Auf Basis Rechnung) Mail Versand mit Datenanhang (140) | Versandavisversand_Rechnung_xmlinfo.xml | Einziges Object, das nicht auf Positionsebene, sondern auf Leitsatz-Ebene realisiert ist. |
XMLInfo-Objekt Rechnungsversand
XMLInfo-Objekt Rechnungsversand
XMLInfo-Objekt Lieferscheinversand
Zur Nutzung der Listungsverarbeitung Belegversand in SOG ERP wird die Lizenz bel-versand und das Recht belegvers benötigt.
Um den Belegversand über den SOG ERP Service nutzen zu können, muss dieser für die Verarbeitung von Listungsaufträgen eingerichtet werden (siehe SOG ERP Service).
Die Listungsaufbereitung wird beim Belegversand dazu verwendet, festzustellen, für welches Personenkonto bei der Belegerzeugung automatisch der Belegversand angestoßen werden soll.
Der Listungsaufbereitungssatz kann dabei nur einen reinen Kontobezug haben. Der Empfänger wird wie im Auftragskopf erfasst herangezogen.
Über die Listungsaufbereitung wird festgelegt, welche Listungsversandsteuerung für die Erstellung und den Versand der Listung verwendet werden soll.
Die Pflege der Listungsaufbereitungssätze erfolgt über die Übersicht der Listungsaufbereitungen.
Listungsversandsteuerung (c075)
Die Listungsversandsteuerung enthält alle notwendigen Angaben zum Versand der E-Mail und einige weitere Optionen zur Erstellung der Listung. Hier werden sowohl der Betreff (ACHTUNG: Wenn kein Betreff angegeben wird und gleichzeitig die Ausgabe ins Dateisystem aktiviert ist, erfolgt kein E-Mail-Versand) als auch der Text der E-Mail hinterlegt und es können darüber hinaus auch mehrere CC- und BCC-Empfänger angegeben werden. Mit der Listungsversandsteuerung können auch weitere Listungsversandanhänge verknüpft werden, die der E-Mail als zusätzlichen Anhänge neben der eigentlichen Listung angefügt werden.
Beim Belegversand kann durch das Weglassen der Konfigurationsdatei erreicht werden, dass keine Listung erstellt wird, aber trotzdem eine E-Mail verschickt wird.
Neben den Angaben zur E-Mail wird über die Listungsversandsteuerung auch festgelegt, welche XMLInfo-Konfiguration zur Erstellung der eigentlichen Listung verwendet wird.
Die Ermittlung der Listungsversandsteuerungen erfolgt in mehreren Stufen, bis eine Listungsversandsteuerung gefunden wurde:
Zugriff auf Listungsversandsteuerung mit Kontobezug
Zugriff auf Listungsversandsteuerung mit Bereichsbezug
Bei der Verarbeitung der Listungsversandsteuerung über den Belegversand über den SOG ERP Service erfolgt für den Betreff und den Text der E-Mail eine Variablenersetzung.
Die Pflege der Listungsversandsteuerungen erfolgt über die Übersicht der Listungsversandsteuerungen.
Zu einer Listungsversandsteuerung können mehrere Listungsversandanhänge hinzugefügt werden. Listungsversandanhänge können über die Bearbeitung der Listungsversandsteuerung importiert werden oder aus bereits vorhandenen Listungsversandanhängen, die zu anderen Listungsversandsteuerungen importiert worden sind, ausgewählt werden.
Die Listungsversandanhänge werden beim Versand der E-Mail als Anhänge zusammen mit der erstellten Listung mitgeschickt.
Der Listungsauftrag fungiert als Steuerungssatz für die Verarbeitung des Belegversandes über den SOG ERP Service. Der Listungsauftrag enthält dabei zusätzliche Informationen zur Verarbeitung im Testmodus und zur Benachrichtigung eines Sachbearbeiters.
Listungsaufträge entstehen aus der Auftragserstellung Belegversand heraus oder werden direkt bei der Erstellung des Belegs über die Belegerzeugung Verkauf (p104) bzw. Belegerzeugung Einkauf (p204) erzeugt.
Neben dem Listungsauftrag entstehen auch mehrere Listungsauftragsparameter, die dem Belegversand den eigentlichen Beleg aus der Dokumentenverwaltung, den Versandsteuerungsschlüssel, den Empfänger des Beleges und den Bezug des Beleges mitteilen.
Für den Empfänger wird dabei neben der E-Mail-Adresse auch der Name übermittelt, der dann wiederum zusammen mit dem Bezug bei Variablenersetzung in Betreff und Text der E-Mail verwendet werden kann.
Beim Belegversand kann für den Beleg aus der Dokumentenverwaltung eine Wandlung in PDF mit Druck der Logos aktiviert werden.
Über die Optionen BelegversandPdfWandlung und BelegversandPdfLogo erfolgt die Steuerung dieser Wandlung.
Belegversand über den SOG ERP Service
Beim Belegversand über den SOG ERP Service wird auf Basis eines Listungsauftrags ein Belegversand durchgeführt. Der SOG ERP Service prüft dabei in regelmäßigen Abständen, ob ausstehende Listungsaufträge vorhanden sind und verarbeitet diese. Das Ergebnis der Verarbeitung wird dabei über den Status des Listungsauftrags zurückgemeldet. Bei erfolgreicher Verarbeitung des Listungsauftrags kann auch eine automatische Löschung des Listungsauftrags erfolgen. Der Zustand der einzelnen Listungsaufträge kann über die Übersicht der Listungsaufträge eingesehen werden. Hier können auch vorhandene Listungsaufträge gelöscht und fehlerhafte Listungsaufträge für eine erneute Verarbeitung zurückgesetzt werden.
Die beispielhaften XMLInfo-Konfigurationsdateien stehen im Projektverzeichnis unter config.basis zur Verfügung.
Zur Erzeugung einer grundlegenden XMLInfo-Konfiguration kann auch das Programm p471 - Konfigurator Belegversand (belegverskonf) genutzt werden.
Über das Programm Testfunktion Belegversand (belegverstest) ist es möglich, auf Basis eines Vorgangs die Listungsausgabe des Belegversands testweise zu erzeugen.