Über die SOG ERP (VACOS)-Funktionen PersonalSync und p545 - Persönliche Synchronisation (psync2) können persönliche Daten, wie Termine, Aufgaben aber auch z. B. Kontaktinformationen mit externen Systemen ausgetauscht werden.
Zur Zeit wird der Microsoft Exchange Server ab der Version 2010 unterstützt.
Notwendige Lizenz: usersync
Die Synchronisation mit Microsoft Exchange Server 2010 und folgende ermöglicht zur Zeit den Abgleich von Aufgaben, Kontakten, Terminaufgaben und Sachbearbeitern mit Microsoft Exchange Server 2010. Über einen weiteren Abgleich von Exchange zu einem Mobil-Gerät, können damit Kontaktdaten und Termineaufgaben sehr einfach z. B. auf ein Smartphone oder jedes andere Mobilgerät übergeben werden.
Die Übergabe von Kontaktdaten erfolgt von SOG ERP (VACOS) an Exchange, in die Gegenrichtung werden die Daten von Ansprechpartnern auch in SOG ERP (VACOS) aktualisiert. Adressen und Konto-Daten werden in SOG ERP (VACOS) durch eine Synchronisation nicht verändert. Änderungen, die auf dem Mobilsystem an Konto oder Adressdaten vorgenommen werden, fließen also nicht in die SOG ERP (VACOS)-Datenbank zurück und gehen bei der nächsten Synchronisation wieder verloren.
Aufgaben und Terminaufgaben können hingegen auch auf dem Exchange-Server verändert werden. Änderungen werden hier bidirektional synchronisiert. Dies bezieht sich auch auf Anhänge, die an Aufgaben oder Terminaufgaben hängen. Werden synchronisierte Eigenschaften zwischen zwei Synchronisationen auf beiden Systemen geändert, so haben die über SOG ERP (VACOS) durchgeführten Änderungen Vorrang.
Eine Ausnahme bilden dabei Aufgabentexte. Aufgabentexte werden nicht von Exchange-Terminen in SOG ERP (VACOS) Aufgaben synchronisiert. Für diese Eigenschaft erfolgt die Synchronisation nur von SOG ERP (VACOS) an Exchange.
Werden Aufgaben auf dem Exchange-Server gelöscht, so kann über eine SOG ERP (VACOS)-Option eingestellt werden, ob diese Aufgabe auch in SOG ERP (VACOS) gelöscht werden soll. Initialwert ist dabei, dass die Aufgabe nicht in SOG ERP (VACOS) gelöscht wird. Sie würde also bei der nächsten Synchronisation erneut in Exchange angelegt werden. Um bei dieser Einstellung eine Aufgabe in Exchange dauerhaft zu "löschen" sollte diese nur "Erledigt" werden. Die "Erledigung" wird auf die SOG ERP (VACOS)-Aufgabe übernommen, und bei entsprechender Einstellung der Anzeigefilter z. B. von Outlook, können erledigte Aufgaben automatisch ausgeblendet werden.
Über eine weitere SOG ERP (VACOS)-Option kann gesteuert werden, ob über Exchange neu definierte Aufgaben automatisch auch in SOG ERP (VACOS) angelegt werden sollen.
Werden Terminaufgaben mit einem Exchangekalender synchronisiert, so führt das Löschen eines Termins niemals zum Löschen der entsprechenden Aufgabe, sondern nur zum Löschen des Schalters "Anzeigen der Aufgabe im Terminkalender". Die Aufgabe selbst bleibt also erhalten. Werden neue Termine im verknüpften Terminkalender angelegt, so wird bei der nächsten Synchronisation ebenfalls eine neue Aufgabe dafür erzeugt. Der Text des Termins (Body) wird dabei nicht in die Aufgabe übernommen.
Sachbearbeiter werden nur von SOG ERP (VACOS) an Exchange übergeben. Änderungen im Exchange-Objekt werden teilweise in den SOG ERP (VACOS)-Sachbearbeiter zurückgeschrieben.
Persönliche Daten von Sachbearbeitern werden nur dann synchronisiert, wenn die SOG ERP (VACOS)-Option "SyncSachbearbeiter_pdata" oder "SyncSachbearbeiter_pdata_{sachid}" gesetzt wird.
Für den Abgleich von Daten mit Microsoft Exchange Server 2010 braucht kein Passwort hinterlegt zu werden. Ist kein Passwort hinterlegt, wird das aktuelle Windows-Login für die Verbindung zu Exchange verwendet.
Sollte das nicht funktionieren, kann ein Passwort hinterlegt werden. Über die Funktion PasswdSuche, unter dem Eintragsnamen "exchange", kann das eigene Anmeldekennwort am Exchange-Server hinterlegt werden. Die Sicherheit der Hinterlegung hängt dabei von dem verwendeten RSAKey ab. Legen Sie sich einen eigenen RSA-Key an, auf den nur Sie Zugriff haben, um das hinterlegte Kennwort zu schützen.
Über die SOG ERP (VACOS) Option SyncExchangeUrl kann eine Exchange-URL im Format "https://mailserver.domaine.local/EWS/Exchange.asmx" hinterlegt werden. Ist keine URL hinterlegt, wird versucht, den Exchange-Server automatisch zu bestimmen. Dafür wird jedoch eine korrekt hinterlegte eigene Email-Adresse im Sachbearbeiterstamm benötigt.
Für den Abgleich von Kontakten, legen Sie eine persönliche Auswahl an, in der Sie die zu synchronisierenden Kontakte auswählen.
Starten Sie nun die Funktion Benutzereinstellungen und tragen dort auf dem Reiter "Persönliche Selektion" die notwendigen Parameter ein.
Lösen Sie die Maske Persönliche Synchronisation aus, um eine Synchronisation durchzuführen.
Bei dem Abgleich mit Exchange entstehen in den Exchange-Zielobjekten "generische Anhänge". Mit Hilfe dieser Anhänge kann das SOG ERP (VACOS)-Quellobjekt aus Outlook heraus geöffnet werden, sofern der aktuelle Client eine lauffähige SOG ERP (VACOS)-Installation vorweisen kann, und eine Verbindung zum SOG ERP (VACOS)-Netzwerk besteht. Um diese Funktion zu nutzen, öffnen Sie den Kontakt oder die Aufgabe per Doppelklick, suchen Sie den "SOG ERP (VACOS)-" Anhang im Textfenster, öffnen Sie den Anhang durch Doppelklick. Bestätigen Sie ggf. mit "Datei öffnen". ActiveSkin sollte nun gestartet oder aktiviert werden, und ein Dialogschritt zur Anzeige des verbundenen Basisobjektes angezeigt werden.
Über die SOG ERP (VACOS)-Funktion Optionen können folgenden globale Schalter eingestellt werden:
Synchronisation über den SOGERPSrv
Die Synchronisation kann auch über den Dienst SOGERPSrv automatisch erfolgen, auch wenn der Benutzer nicht angemeldet ist.
Dazu muss der SOGERPSrv wie folgt konfiguriert werden:
Auf dem Server, in der Dienste-Konfigurationsdatei (SOGERPService_cfg.xml, z. B. unter c:\local) muss folgender Eintrag vorgenommen werden:
<add key="Service_1" value="vacos,01,synchandler,1800" />
<add key="Service_1_External" value="true" />
<add key="Service_1_clearoldproc" value="true" />
<add key="Service_1_RestartAfterMinutes" value="600" />
<add key="Service_1_pwduser" value="sogadm" />
<add key="Service_1_HandlerName" value="synchandler2" />
Die "1800" legt fest, wie oft (in Sekunden) die Synchronisation durchgeführt wird. Hier: Alle 30 Minuten.
Über "pwduser" legen Sie einen Benutzer fest, über den zentral ein Login für den Exchange-Server eingetragen wurde.
Verwenden Sie hier einen "Global Benutzer" wie z. B. "sogadm". (Dann benötigt der User die Berechtigung in p442 - Kundenselektionen (ksel) für den sogadm.)
Hinterlegen Sie für den eingetragenen Sachbearbeiter über die Funktion "pwd" ein Benutzer/Kennwortpaar unter dem Schlüssel "exchange".
Jeder Sachbearbeiter, der diese Funktion nutzen möchte, muss dabei sicherstellen, dass der hier eingetragenen Exchange-Benutzer das Recht hat, die angeforderten Informationen in seinem Postfach einzufügen, zu löschen oder zu aktualisieren.
Der Parameter "HandlerName" definiert, welcher Synchronisationshandler Verwendung findet.
Geben sie "synchandler" für eine Verbindung zu einem Exchange Server vor Exchange 2010 an.
"synchandler2" für eine Verbindung zu einem Exchange Server ab Exchange 2010.
Damit die Synchronisation über den Dienst erfolgt, muss der Benutzer die Eigenschaften der persönlichen Synchronisation einstellen, und dort den Schalter "Automatischer Sync über SOGERPSrv-Dienst" setzen. Dies geschieht über das p944 - Sachbearbeitereinstellungen (sach) auf dem Reiter Persönliche Synchronisation.
Bedeutung des Parmeter "pwduser" bei Verwendung des "synchandler2":
Ist "pwduser" gesetzt, wird für den Dienst genau eine Verbindung zu Exchange aufgebaut.
Ist "pwduser "nicht gesetzt, wird für jeden zu synchronisierenden Sachbearbeiter eine eigene Verbindung zu Exchange aufgebaut.
Ist "pwduser" nicht "Initialwert" wird versucht, ein unter dem in "pwduser" angegebenen Benutzer unter dem Key "exchange" hinterlegtes Kennwort für die Verbindung zum Exchange Server zu nutzen.
Ist "pwduser" "Initialwert" wird die aktuelle Anmeldung für die Verbindung zum Exchange Server verwendet.
Ist "pwduser" gesetzt, so muss für jeden Benutzer, der "PersonalSync2" verwendet, im Sachbearbeiterstamm die eigene Email-Adresse auf die in Exchange konfigurierte Haupt-Email-Adresse gesetzt sein. Außerdem müssen dem Benutzer, mit dem sich der Dienst bei Exchange anmeldet, Zugriffsrechte auf die Ordner eingeräumt werden, die an der Synchronisation beteiligt sind.
Ist "pwduser" nicht gesetzt, so muss jeder Benutzer über die Funktion PasswdSuche unter dem Key "exchange" sein Passwort hinterlegen. Der Benutzer, unter dem der Dienst läuft, benötigt dann Zugriffsrechte auf den bei der Hinterlegung verwendeten RSA-Schlüssel.
Empfehlung: Setzen Sie "pwduser" auf "Initialwert".
Tragen Sie im Sachbearbeiterstamm für alle Sachbearbeiter die Email-Adresse ein, die in Exchange als Haupt-Email-Adresse hinterlegt ist.
Sorgen Sie dafür, dass der Benutzer, unter dem der Dienst läuft, Zugriffsrechte auf die Mailbox-Ordner hat, die Synchronisiert werden sollen.
SOG ERP (VACOS)-Option SyncExchangeUrl
Bei der Verbindung mit einem Exchange-Server 2010 wird versucht, über die SOG ERP (VACOS)-Option SyncExchangeUrl eine Exchange-Url zu finden. Ist die Option angegeben (z. B. https://sogmail1.soghh.de/EWS/Exchange.asmx) erfolgt die Verbindung zu Exchange über diese URL.
Ist die Option nicht angegeben, wird versucht, den Exchange-Server auf Basis der im Sachbearbeiter hinterlegten Email-Adresse zu finden.
Treten bei einer Synchronisation Fehler auf, so wird im Sachbearbeiter für den Synchronisationsvorgang ein Fehlerzähler erhöht. Sind mehr als 10 Fehler aufgetreten, ohne dass eine Synchronisation fehlerfrei beendet werden konnte, wird der Synchronisationsvorgang nicht erneut gestartet, bis die Fehlerzähler durch Speichern der Eingaben in "psync" wieder zurückgesetzt wird.