Über die Gesprächsprotokollbearbeitung kann ein neues Gesprächsprotokoll erstellt oder ein vorhandenes Gesprächsprotokoll angezeigt oder bearbeitet werden. Weiteres Infos zum Thema Gesprächsprotokolle finden sie im Handbuch Gesprächsprotokolle.
Um eine schnellere Anlage von Gesprächsprotokollen zu ermöglichen, was z.B. in Telefongesprächen erforderlich sein kann, ist es möglich mit Vorlagen zu arbeiten.
Bei der Erstellung/Bearbeitung von Vorlagen ist es nicht möglich Referenzen auf Dokumente oder Aufgaben zu erstellen. Die entsprechen Menü-Funktionen werden ausgeblendet.
Wird die Gesprächsprotokollbearbeitung zur Neuanlage mit einer Vorlage als Basis aufgerufen, wird nach dem Füllen der Kopfsatz-Felder mit F12 (weiter) der Gesprächsprotokollkopfsatz angelegt werden. Dabei werden der Sachbearbeiter und ggf. der Ansprechpartner als Teilnehmer hinzugefügt. Ein weiteres Betätigen der Funktion F12 (weiter) aktualisiert ggf. den Satz, insofern sich Daten geändert haben, und führt zur Gesprächsprotokollpositionsbearbeitung zum Erstellen der ersten Position der Vorlage (insofern die Vorlage Positionen hat). Dort wird ebenfalls mit F12 (weiter) der Datensatz erzeugt und anschließend mit der nächsten Position fortgefahren. Wenn alle Positionen der Vorlage abgearbeitet wurden kommen Sie zurück zur Gesprächsprotokollbearbeitung (Bearbeitungsmaske des Kopfsatzes). Dort können alle Daten nochmals überprüft und ggf. korrigiert werden. Ein letztes Ausführen der Funktion F12 (weiter) schließt den Dialog.
Im Textfeld der Positionen einer Vorlage können Pflichteingaben definiert werden.
Über die Funktion Positionen importieren können Gesprächsprotokollpositionen-Importsätze zum Protokoll hinzugefügt werden, die zuvor über Importmappings / k801 importiert wurden.
Die Importdaten werden nach der Übernahme in das Gesprächsprotokoll gelöscht.
Die Gesprächsprotokollbearbeitung kann über die Gesprächsprotokollsuche oder über die Funktionen Anzeigen und Bearbeiten eines bestehenden Gesprächsprotokolls aufgerufen werden. Desweiteren lässt sich das Programm aus dem - Basismenü über den Shortcut p521 - Gesprächsprotokoll erstellen (gesp) im Neuanlage-Modus (ohne Vorlage) starten.
Gültige Parameter sind die ID des Gesprächsprotokolls, die Aufrufvariante und ggf. die ID der genutzten Vorlage.
In dieser Maske werden folgende Daten angezeigt:
Das dargestellte Gesprächsprotokoll
Dem Protokoll zugeordnete Gesprächsprotokollteilnehmer
Dem Protokoll zugeordnete Gesprächsprotokollpositionen
Über GesprächsprotokollDokumente referenzierte Dokumente