Die Funktion p503 - Benutzerstatus (benstat) stellt einen intelligenten Merkzettel für den Anwesenheitsstatus von SOG ERP (VACOS)-Benutzern bereit. Auf diesem "Merkzettel" kann für alle SOG ERP (VACOS)-Benutzer eingetragen werden, ob diese anwesend sind, oder wo sie sich zur Zeit befinden. Dabei kann auch ein "Bis-Datum" eingetragen werden, um z. B. längere Urlaubs- oder Kranksheitszeiten zu hinterlegen.
Der Benutzerstatus kann dann während eines Telefongespräches herangezogen werden, um direkt eine Aussage darüber treffen zu können, ob ein Mitarbeiter gerade im Hause ist, oder nicht, bzw. wann er wieder zurückzuerwarten ist.
Genauere Informationen sollten dann aber über ein entsprechendes Kalendersystem abgerufen werden.
Auswahl der angezeigten Sachbearbeiter
Über den ObjectSelector-Control im Kopf der Maske (1) kann gesteuert werden, welche Mitarbeiter in dem ObjectList-Control (2) angezeigt werden. Hier kann auch eine definierte Sachbearbeiter-Vorselektion verwendet werden. Da meistens keine speziellen Auswahlen auf dieser Maske gewünscht sind, liegt der ObjectSelector in einem geschlossenen Panel
Status eines Sachbearbeiters verändern
Über die Kontextfunktionen im Kontextbaum (4) können direkt Veränderungen am Status eines Sachbearbeiters durchgeführt werden. Alternativ können Sie die Informationen des aktuell ausgewählten Sachbearbeiters am Fuß der Maske manuell ändern (3). Hier können auch noch Bemerkungen und Bis-Datum/Uhrzeit hinterlegt werden, bis zu der der neue Status gelten soll.
Um dem Merkzettel ein wenig "Intelligenz" einzuhauchen, werden folgende Regeln angewendet:
Wird bei Setzen eines neuen Status kein "Bis-Datum" angegeben, gilt der Status maximal bis zum Ende des aktuellen Kalendertages.
Wird bei Setzen des Status "Besprechung" eine "Bis-Uhrzeit" angegeben, so wird der Status nach dieser Zeit wieder auf "Anwesend" zurückgesetzt.
Wird bei Setzen eines Status ein "Bis-Datum" angegeben, aber keine "Bis-Uhrzeit", gilt der Status bis 23:59 des angegebenen Tages.
Ist der angegebenen Bis-Zeitpunkt vergangen, wird der Status auf "Unbekannt" zurückgesetzt.
Anzeige von Fotos zu Sachbearbeitern
Auf dieser Maske ist ein Bild-Control realisiert, der zu jedem Sachbearbeiter ein kleines Bild anzeigen kann. Die Bilder werden dabei über die Variable PICPATH gesucht. Der Name der Bilder muss lauten: "sach-{Benutzerkürzel}.{Dateiendung}".
Dabei muss "{Benutzerkürzel}" der SOG ERP (VACOS)-Sachbearbeiterkennung entsprechen, "{Dateiendung}" kann eine der Endungen ".jpg", ".gif", ".png" oder ".bmp" sein.
Durch verschieben der Bildteiler (Slider) die auf der Maske konfiguriert sind, kann die gewünscht Bildgröße eingestellt werden. Über diese Weg kann das Bild auch vollständig abgeschaltet werden.
Durch Doppelklick auf das Bild kann das Bild in einem eigenen Fenter zur genauen Ansicht geöffnet werden.
In dieser Maske werden Sachbearbeiter angezeigt.
"Geplante Abwesenheit"/"Geplante Besprechung" - Erzeugung
Wenn eine Aufgabe mit dem Status "geplante Abwesenheit" oder "geplante Besprechung" für einen beliebigen Sachbearbeiter erzeugt werden soll, dann wählt man sich zunächst in dem ObjectList-Control (2) einen relevanten Sachbearbeiter aus, so dass er im Bereich "Bearbeiten" (3) erscheint und stellt den Status auf "Geplante Abwesenheit" oder "Geplante Besprechung" ein. Alternativ kann der gewünschte Sachbearbeiter auch in der Auswahlliste hinter Sachbearbeiter im Bereich "Bearbeiten" (3) gewählt werden.
Die Felder "Datum", "Info", "Konto", "Von Uhrzeit", "Bis Uhrzeit", sowie dementsprechend der "Bereich" (Verkauf/Einkauf) sind als Zwangsfelder definiert, um eine Aufgabe als geplante Abwesenheit oder Besprechung erzeugen zu können. Beim Einstellen des Status "Geplante Abwesenheit" oder "Geplante Besprechung" werden die Felder "Von Uhrzeit" und "Bis Uhrzeit" mit den im Sachbearbeiter hinterlegten Standardarbeitszeiten (von/bis) des jeweiligen Tages vorbelegt.
Bei der Betätigung des "Speichern"-Schalters, wird für den Sachbearbeiter eine Terminaufgabe mit den Informationen aus diesen Feldern erzeugt und zusätzlich wird für diese Aufgabe das Kalenderkennzeichen gesetzt, wodurch sie in der Aufgabenplanung des Sachbearbeiters einsehbar wird. Außerdem wird die Aufgabenart der Aufgabe aus der SOG ERP Option dlgbenutzerstatus.aufgkz ermittelt und gesetzt und das Berechnungskennzeichen entsprechend der Aufgabenart aus der Aufgabenartsuche gesetzt. Es entsteht weiterhin ein Eintrag in der Arbeitszeitplanung mit Referenz zu der Aufgabe. Letzter ermöglicht es, die Aufgabe als zuständige Person zu erledigen, so dass sie dann in der Abrechnung landet.
Nach der Erzeugung der Aufgabe gelangt man automatisch in die Aufgabenplanung des entsprechenden Sachbearbeiters und kann die Aufgabe in der komfortablen Kalenderansicht verändern.
Wenn der Status auf "Geplante Abwesenheit" oder "Geplante Besprechung" eingestellt ist, kann so lange kein anderer gültiger Sachbearbeiter gewählt werden, bis der Status wieder umgeschaltet wurde oder der Schalter "wegwerfen" betätigt wurde, welcher die Eingaben in der Bearbeiten-Maske zurücksetzt.
Neben der beschrieben Erzeugung per Doppelklick oder Bearbeiten gibt es auch die Möglichkeit, die Funktion /Neu/Aufgabe/Geplante Abwesenheit erfassen oder /Neu/Aufgabe/Geplante Besprechung erfassen. Damit gelangt man zunächst in die entstehende Aufgabe und kann diese z. B. auch schon mit einem entsprechenden Aufgabentext versehen!
Eine bestehende Aufgabe kann nicht in eine geplante Abwesenheit oder geplante Besprechung umgewandelt werden!
Die Vorbelegung der durch die Funktion entstehenden Aufgaben wird gesteuert durch die Optionen optionen.benutzerstatus.geplante_abwesenheit.aufgaben_presets_id für geplante Abwesenheiten und optionen.benutzerstatus.geplante_besprechung.aufgaben_presets_id für geplante Besprechungen. Hier wird definiert, welche Datenvorbelegung für die entstehenden Aufgaben genutzt werden soll. Diese werden im p449 - Datenvorbelegungen (datvor) (auch erreichbar über das p469 - Aufgabenvorlagen (auvor)) definiert und hinterlegt!
"Geplante Abwesenheit"/"Geplante Besprechung" - Anzeige
Für jeden Sachbearbeiter mit dem Status "Unbekannt" beziehungsweise "Außer Haus" werden dessen Aufgaben nach aktuell relevanten Termin-Aufgaben durchsucht. Das betrifft alle Aufgaben mit dem Kalenderkennzeichen, deren Startzeitpunkt vor der aktuellen Zeit und deren Endzeitpunkt gleichzeitig nach der aktuellen Zeit liegt. Wenn dabei eine projektbezogene Aufgabe gefunden wird, wird der Status als "Außer Haus" angezeigt. In dem Feld "Bis Uhrzeit" wird der Endzeitpunkt der entsprechenden Aufgabe angezeigt und in der Spalte "Letzter Aufenthaltsort" wird der Infotext der entsprechenden Aufgabe angezeigt. Sollten mehrere Aufgaben zeitgleich der zeitlichen Bedingung entsprechen, wird nur die erste Aufgabe angezeigt, die gefunden wird.
Im Feld "Matchcode" wird das Projekt angezeigt. Dieses kann über das ObjectList-Control (2) eingebunden werden, in dem man in das Referenzobjekt "Aufgabe" wechselt und dort in das Referenzobjekt "Person". Hier findet man nun das Feld "Matchcode", welches per Drag&Drop in den linken Bereich gezogen werden kann. Wenn das Feld "Matchcode" einen Wert enthält, lässt sich eindeutig auf eine geplante Abwesenheit schließen, da dieser Projektbezug ausschließlich für eine geplante Abwesenheit zum Tragen kommt.
Da die Anzeige der Terminaufgabe optisch erfolgt und der Benutzerstatus im Bereich "Bearbeiten" (3) ausschließlich die tatsächlichen letzten Statusinformationen eines Sachbearbeiters anzeigen kann, kann die Anzeige im Bereich "Bearbeiten" (3) von den Daten abweichen, die im ObjectList-Control (2) angezeigt werden für den Fall, dass aktuell eine geplante Abwesenheit angezeigt wird. Außerdem lassen sich die Informationen einer geplanten Abwesenheit ausschließlich durch die Bearbeitung der angezeigten Aufgabe verändern. Ein Änderungsversuch der Informationen direkt im Benutzerstatus würde lediglich die tatsächlichen Statusinformationen des Sachbearbeiters ändern, jedoch keine Auswirkung auf die Anzeige der Terminaufgabe haben.
Im Benutzerstatus ist hinter jedem Sachbearbeiter eine Untertabelle hinterlegt, welche eine Übersicht bietet, über seine zukünftigen und aktuellen geplanten Abwesenheiten. Dies ermöglicht eine qualifizierte Aussage über den zukünftigen Aufenthaltsort des Sachbearbeiters.
Über die Kontextfunktionen im Kontextbaum (4) gelangt man bei Bedarf direkt in die Aufgabenplanung des entsprechenden Sachbearbeiters. Aufgaben mit gesetztem Kalenderkennzeichen werden dort angezeigt und können komfortabel zeitlich angepasst werden.
Erstellen einer Aufgabe an ausgewählte Mitarbeiter
Sie können Mitarbeitersätze markieren und über das Kontextmenü die Funktion "Neue Aufgabe", "Aus Vorlage Aufgabe erfassen" oder "Über Katalog Aufgaben erzeugen" für alle markierten Mitarbeiter gleichzeitig eine Aufgabe erfassen.
Alle ausgewählten Mitarbeiter erhalten dann die erfasste Aufgabe zur Bearbeitung.