Mit diesem Modul ist es möglich POP3 Abfragen an einen E-Mail Server zu senden um E-Mails in das SOG ERP (VACOS) Dokumentensystem zu importieren und diese einem Kunden-/Lieferantenkonto zuzuweisen. Es ist ebenfalls möglich die importierten E-Mails als Aufgaben an zugehörige Sachbearbeiter zuzuordnen.
Arbeitsweise
Das Programm sendet Anfragen an den E-Mail Server. Falls dieser Nachrichten für den eingestellten Benutzer beinhalten sollte, werden dessen Absender, CC, BCC und der Betreff analysiert und die f018 Tabelle nach gefundenen E-Mail Adressen/Fax- oder Telefonnummern durchgesucht. Falls Übereinstimmungen aufkommen sollten, werden alle Kunden/Lieferanten, die im o.g. Zeilen gefunden wurden als Bezugspersonen der importierten Datei/-en hinzugefügt. Die Datei/-en als solche wird/werden jedoch nur einmalig im Dokumentensystem abgelegt. Danach erfolgt ein Eintrag mit Datumsstempel in der mailimp Tabelle, wodurch ein erneuter Import der selben E-Mail/-s verhindert wird.
Wichtig: der eindeutige Schlüssel dieser Sätze setzt sich unter anderem aus dem Servernamen zusammen. D.h. bei Änderung des Servernamens müssen Sie die E-Mails, die in SOG ERP (VACOS) bereits importiert wurden löschen. Dies geht am einfachstem durch das Setzen der Einstellung "Days" ("Tage bis Löschung") auf 0. Dies muss vor der Umstellung passieren. Lassen Sie dann den Dienst noch einmal laufen um die bereits verarbeiteten E-Mails automatisch zu entfernen. Danach können Sie den Servernamen ändern und die Einstellungen im POP3Handler neu übernehmen.
Falls Sie dies nicht machen, werden die bereits verarbeiteten E-Mails noch ein mal importiert und die daraus entstandenen Aufgaben können nicht ohne weiteres mit der E-Mail identifiziert werden.
Auf Wunsch werden durch die unten genannten Optionen Aufgaben erzeugt und dem entsprechenden Sachbearbeiter zugeordnet. Im ForwardMode ist es als Sachbearbeiter ebenfalls möglich E-Mails an das Postfach mit laufendem POP3Handler zu senden, die dann dem Absender als Aufgabe zugeordnet werden.
Bei der Erzeugung von Aufgaben über den POP3Handler wird in der Regel der Text der E-Mail in den Aufgabentext kopiert. Dies ist nur möglich, wenn der Text der E-Mail in Klarschrift in der Mail enthalten ist. Damit erfolgt dies z. B. nicht bei E-Mails, die über smime.p7m (RFC 2633) signiert bzw. verschlüsselt wurden.